Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Styrmodellens olika delar

Taket är visionen – att Lund skapar framtiden med kunskap, innovation och öppenhet tillsammans med förhållningssätten Lyssna, Lära och Leda.

Stommen består av de tre parametrarna ekonomistyrning, målstyrning och kvalitetsstyrning. Dessa följs upp genom ett antal rapporter såsom delårsrapporter, årsanalyser och kvalitetsrapport.

Det som i styrmodellen beskrivs som verksamhetens basuppdrag består dels av nämndernas uppdrag enligt de av kommunfullmäktige beslutade reglementena och dels av de lagar och förordningar som styr nämnden.

Styrmodellen kompletteras av en operativ ledningsprocess som innehåller viktiga moment i planerings- och uppföljningsprocessen. Syftet med ledningsprocessen är att förse förtroendevalda och kommunledning med information om utfallet i verksamheten – för att säkerställa att organisationen arbetar effektivt för att uppnå sina målsättningar.

Ekonomistyrning

Ekonomistyrningen utgörs av en budget och en resursfördelningsmodell där kommunens finansiella mål formuleras. Det är kommunfullmäktige som fattar beslut om hur resurserna ska fördelas inom kommunen i den treåriga ekonomi- och verksamhetsplanen, EVP. Resursfördelningsmodellen är en princip för hur förvaltningarnas budgetar ska räknas upp utifrån volymförändringar. Genom budgeten omsätts de politiska prioriteringarna till ramar för de olika nämndernas verksamhet. I verksamhetsplaner och internbudgetar anger nämnderna hur de ska fullgöra sin verksamhet och uppfylla målen under det kommande året. Nämnderna har ett ansvar att hantera förändringar inom ram.

Målstyrning och programstyrning

Målstyrningen

Lunds målstyrning beskriver kommunens målhierarki, det vill säga på vilken nivå i organisationen som olika typer av mål fastställs. I Lund använder vi en horisontell styrning där varje nivå i organisationen skapar sina egna mål utifrån den inriktning som satts av nivån ”ovanför”. Kommunfullmäktige fastställer mål och har även möjlighet att ge särskilda uppdrag direkt till en nämnd eller styrelse. Nämnder och styrelser beslutar om sina utvecklingsmål i sina verksamhetsplaner och definierar själva vilka områden de vill prioritera för utveckling. Nämnderna ska förhålla sig till de gemensamma kommunfullmäktigemålen och besluta om utvecklingsmål som ska bidra till den gemensamma utvecklingen.

Programstyrning genom styrande dokument

Den kommunala verksamheten styrs genom beslut på olika nivåer. Besluten från kommunfullmäktige dokumenteras bland annat i våra styrande dokument som program, policys, planer, riktlinjer, föreskrifter, reglementen, avtal och taxor. Flera av de styrande dokumenten innehåller mål som nämnderna ska arbeta med. De styrande dokumentens mål och åtgärder korrelerar och bidrar till kommunfullmäktiges mål.

Kommunens "Program för styrning" sätter en ram för kommunens styrdokument. Programmet reglerar våra styrdokument genom att ställa krav på hur de ska tas fram, vad de ska heta eller inte heta samt vilken politisk nivå som ska fastställa de olika typerna av dokument. Programmet tydliggör att endast kommunfullmäktige fastställer kommunövergripande policys, program och planer samt att endast kommunstyrelsen fastställer kommunövergripande handlingsplaner och riktlinjer.

Styrdokument för hållbar utveckling

En viktig dimension i Lunds kommuns styrning är hållbar utveckling. Målen och principerna för Lunds hållbara utveckling finns dels uttalade genom kommunfullmäktiges mål, men är också reglerat och tydliggjort via "Policy för hållbar utveckling i Lunds kommun" med tillhörande styrdokument.

Policyn konkretiseras i kommunens program och planer, där de två kommunövergripande styrdokumenten "Program för ekologisk hållbar utveckling" (Lundaeko) och "Program för social hållbarhet" utgör de tyngsta byggstenarna. Både i kommunfullmäktiges mål samt i policyn för hållbar utveckling tydliggörs också kommunkoncernens förhållningssätt till Agenda 2030 och kopplingarna till de globala målen.

Lunds hållbarhetsarbete redovisas och utvärderas inom samtliga hållbarhetsdimensioner; ekologisk, social och ekonomisk hållbarhet. Detta arbete kan läsas i sin helhet i "Lunds kommuns hållbarhetsredovisning".

Kvalitetsstyrning

Kvalitetsstyrningen utgår från politiska mål, från krav enligt speciallagstiftning samt från den självklara utgångspunkten att sätta de som kommunen är till för i centrum. Kvalitetsstyrningen styr och följer framför allt verksamheternas basuppdrag som i sin tur styrs av kommunens reglementen samt lagar och förordningar. Reglementena innehåller både gemensamma bestämmelser som gäller för samtliga styrelser och nämnder samt beskriver vilket specifikt ansvar varje enskild styrelse respektive nämnd har.

Basuppdragen följs bland annat genom uppföljning av nyckeltal som är kritiska för att verksamheten ska kunna leverera en god kvalitet. Dessa analyseras, utvärderas och används för att styra mot effektiva verksamheter med god kvalitet. Resultat och utvärderingar sammanställs i olika nationella jämförelser och kvalitetsrapporter. Varje år redovisas kommunens gemensamma resultat i Lunds kommuns kvalitetsrapport som svarar på: Hur går det för Lund?

Intern kontroll

Intern kontroll styrs av kommunallagen. Syftet med intern kontroll är att med rimlig grad av säkerhet säkerställa att:

• Kommunens tillgångar tryggas samt förhindra förluster.
• Lagar, bestämmelser, styrdokument som planer och policys med mera efterlevs.
• Risker minimeras samt system och rutiner säkras.
• Resurser används i enlighet med fattade beslut.
• Redovisningen är rättvisande.

En utvärdering av nämndernas arbete med intern kontroll har genomförts i rapporten "Utvärdering intern kontroll 2023 - Lunds kommun". Den sammanfattar nämndernas granskningar av de kommungemensamma kontrollaktiviteterna för år 2023 samt utvärderar kommunens samlade interna kontroll.

Kommungemensamma granskningar

De kommungemensamma kontrollaktiviteterna som har genomförts under 2023 är:

1. Hantering av externa intäkter
2. Avtalshantering
3. Kontinuitetsplanering för kritiska verksamheter och verksamhetssystem

Utöver de kommungemensamma kontrollaktiviteterna har varje nämnd granskat en till fyra kontrollaktiviteter beslutade av respektive nämnd, utifrån riskanalys i respektive verksamhet. I de fall brister har påträffats har nämnderna upprättat plan med förbättringsåtgärder i syfte att korrigera bristerna.

Under året har Lunds kommunrevision genomfört en granskning av kommunens arbete med intern kontroll, i syfte att bedöma huruvida detta är ändamålsenligt (KS 2023/0664). I en första del under 2023 har granskningen fokuserat på vård- och omsorgsnämnden, servicenämnden, utbildningsnämnden och miljönämndens arbete med intern kontroll. Kommunstyrelsens övergripande arbete med intern kontroll har också ingått i granskningen. Utifrån den genomförda granskningen bedömer kommunrevisionen att kommunstyrelsen i hög utsträckning har ett ändamålsenligt arbete avseende att ta fram riktlinjer och stöd för intern kontroll samt med att styra och leda de kommungemensamma internkontrollerna.

Rekommendationer för fortsatt arbete

Enligt granskningen framgår det tydligt att det finns ett etablerat arbetssätt utifrån de kommunövergripande rutiner som finns. Dock framgår det också att utförandet och dokumentationen inte genomförs likvärdigt inom de granskade nämnderna. Vidare konstateras att nämnderna i stort inte är direkt aktiva i arbetet med intern kontroll, men en del nämnder har påbörjat nya sätt för att involveras. En rekommendation om att stärka kraven avseende efterlevnad av anvisningar och återrapportering av resultat av den interna kontrollen för nämnderna har lämnats till kommunstyrelsen. Detta arbete har inletts under 2023 och fortsätter under 2024.

Sammantaget väl fungerande

Kommunens samlade bedömning vid utvärdering av 2023 är att nämnderna arbetar systematiskt med den interna kontrollen och att den i allt väsentligt fungerar väl i kommunens verksamheter. Utvärderingen av Lunds kommuns sammanvägda interna kontrollarbete påvisar att det överlag fungerar mycket väl gällande samtliga internationellt vedertagna COSO-komponenter, det vill säga kontrollmiljö, riskbedömning, kontrollaktiviteter, information och kommunikation samt uppföljning och utvärdering.

Ägarstyrning

Kommunfullmäktige utövar sin ägarstyrning över kommunens bolag med ett antal olika styrinstrument. De viktigaste styrinstrumenten är bolagsordning, aktieägaravtal, ägardirektiv och gemensamma principer för bolagen som anges i kommunens bolagspolicy. Därutöver sker kommunfullmäktiges ägarstyrning genom att utse styrelse och lekmannarevisorer för bolagen samt genom moderbolaget för bolagskoncernen, Lunds Rådhus AB, som har huvudansvar för ägarstyrningen gentemot bolagen.

Bolagsordning

Kommunfullmäktige ska fastställa bolagsordning för samtliga bolag där kommunen äger aktier. Beslut om bolagsordning ska därefter fattas på respektive bolags bolagsstämma. Bolagsordningen ska enligt kommunallagen ange det kommunala ändamålet med verksamheten, de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten samt att kommunfullmäktige får ta ställning till beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller av större vikt innan beslut fattas. I delägda kommunala bolag som inte omfattas av offentlighetsprincipen ska kommunfullmäktige verka för att allmänheten ska ha rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt grunderna för denna princip. I ett bolag med flera ägare behöver bolagsordningen kompletteras med ett aktieägaravtal mellan delägarna. Där regleras vad delägarna är överens om kring styrning, finansiering och kontroll av bolaget.

Ägardirektiv

Kommunfullmäktige har rätt att besluta om ägardirektiv för verksamheten i hel- och delägda bolag. Ägardirektiven måste fastställas av bolagsstämman för att de ska vara bindande för bolagen. Syftet med ägardirektiv är att möjliggöra en aktiv styrning av bolaget samt underlätta för kommunen att följa verksamheten. Ägardirektiven bör ange en fördjupning av bolagets ändamål och verksamhet, innehålla ekonomiska mål och krav på bolaget, ange vilken information som bolaget bör delge till ägaren samt former för samordning och dialog mellan bolag och ägare.

Kommunstyrelsen ska varje år ha minst en ägardialog med verkställande direktör (VD) samt presidium för moderbolaget. Kommundirektören, i egenskap av VD i moderbolaget, ansvarar för kommunens löpande kontakter med ledningen för kommunens hel- och delägda bolag. Lunds Rådhus AB är ett helägt aktiebolag till Lunds kommun och tillika moderbolag i koncernen med helägda bolag. Utdelningar från kommunala bolag sker via Lunds Rådhus AB.

Affärsmässiga bolag

Bolagens verksamhet ska bedrivas på affärsmässiga grunder inom ramen för målet om långsiktig samhällsnytta. Bolagen ska eftersträva ett ekonomiskt resultat som ger utrymme både för en årlig avkastning till ägaren på bolagets kapital, förväntad utdelning samt för en långsiktig konsolidering av bolaget.

Enligt Lunds kommuns bolagspolicy ska bolagen årligen inför kommunens budgetprocess informera moderbolaget om resultatmål och mål för avkastning på eget kapital. Budget för bolagen ska utgå ifrån kommunfullmäktiges årliga direktiv i ekonomi- och verksamhetsplanen. För uppföljning ska bolagen lämna tertialrapporter om måluppfyllelse och ekonomiskt resultat till moderbolaget, Lunds Rådhus AB, som i sin tur lämnar en sammanställd rapport till kommunstyrelsen.