För dig som vill arrangera ett evenemang i Lund

Förfarandet vid ansökan om evenemangsstöd i Lunds kommun:

Fas 1: Ansökan

Förfrågan fylls i via e-tjänst senast 3 månader före arrangemangets genomförande. För att ansökan ska vara komplett måste alla uppgifter som efterfrågas besvaras. Ansökan blir allmän handling så snart den kommit in till Lunds kommun. Det innebär att allmänheten har rätt att ta del av ansökan, oavsett om bidrag beviljas eller inte.

Fas 2: Lunds kommun tar emot ansökan

Ansökan och bifogade dokument kontrolleras av kontaktperson på Lunds kommun som säkerställer att ansökan är komplett.

Fas 3: Bedömning

Bedömning av evenemanget görs utifrån om evenemanget uppfyller minst 5 av de 7 kriterier som finns som krav i Lunds kommuns event- och mötesstrategi.

Fas 4: Beslut

Styrgruppen för Lunds kommuns event- och mötesstrategi tar beslut om stöd eller icke stöd. Utefter bedömningens helhet meddelas den sökande om stöd eller icke stöd beviljas. Ansökan diarieförs av Lunds kommun. Beslutet kan inte överklagas.

Fas 5: Utbetalning

50% av det beviljade bidraget betalas ut tidigast 3 månader före

evenemangsstart och 50% betalas ut efter avslutat arrangemang förutsatt att arrangemanget uppfyllt kriterierna i event och mötesstrategin och att skriftlig utvärdering skickas in till: arrangemang@lund.se

Fas 6: Utvärdering

Sökande ska senast två månader efter avslutat evenemang skriftligen redovisa en utvärdering av evenemanget (max 3 A4 sidor) till Lunds kommun.

Lunds kommun erbjuder alla som arrangerar publika evenemang i Lund möjligheten att helt gratis synas i vår evenemangskalender.

Instruktioner om hur du lägger upp ditt evenemang

1. Gå till inloggningssidan för evenemang. Här skapar du en inloggning med din e-post och väljer ett lösenord.
   Eventmanager Cruncho
2. I toppmenyn klickar du på ”Skapa evenemang”
3. Nu dyker det upp ett formulär där du fyller i namnet på ditt evenemang och beskriver det.
4. Under ”Välj datum för ditt evenemang” kan du välja att göra evenemanget som endast ett tillfälle eller återkommande. När du har valt ett datum klickar du på ”Lägg till datum”, och slutligen på ”Spara”.
5. Fyll i adressen för ditt evenemang, och på raden ”Scen, hall eller mötesplats” kan du, om det behövs, specificera så att dina besökare säkert hittar rätt. Om evenemanget är digitalt kryssar du i rutan ”Online-evenemang”.
6. Fyll i kontaktuppgifter så att besökaren kan nå er för eventuella frågor och lägg till bokningslänk för biljettköp. Här fyller du också i ”Arrangör”
7. Ladda upp en egen bild eller välj någon från bildarkivet, tänk på att bilden behöver vara i liggande format, utan text och max 2 MB. Här kan du även lägga till en länk till ett Youtubeklipp.
8. Lägg till ”Arrangörsgrupp” om du är en del av en, det ger möjlighet för andra i din förening eller organisation att se och redigera de evenemang du lagt upp.
9. Klicka på ”Lägg till evenemang”, nu är du klar! En administratör kommer att godkänna ditt evenemang, du får ett mejl när detta är gjort och evenemanget är publicerat.

Skapa arrangörsgrupp

Är ni flera hos i er organisation/förening som lägger upp evenemang? Börja med att skapa era användarkonton, sen kontaktar ni oss så sätter vi ihop er i en arrangörsgrupp. Då kommer ni att kunna se och redigera organisationens evenemang, oavsett vem av er som lagt in det från början. Kontakta amanda.pettersson@lund.se för att bli en del av en arrangörsgrupp i Event Manager.

Lite att tänka på

• Ge evenemanget en tydlig och lockande rubrik.
• Beskriv vad besökaren av ditt evenemang kan förvänta sig att få uppleva och var tydlig med om evenemanget riktar sig till någon särskild målgrupp.
• Ange om evenemanget är gratis eller kostar något samt hur man får tag i biljetter.
• Skicka med en bild som får väga max 2MB. OBS! Skriv ingen text i bilderna.

Riktlinjer för Lunds kommuns evenemangskalender

Vi godkänner evenemang och utställningar i Lund som är öppna för allmänheten. Till exempel konserter, teater- och dansföreställningar, konstutställningar, marknader, föreläsningar, mässor, festivaler och större sportevenemang.

Evenemang som vi inte godkänner:

• Branschevenemang eller kongresser.
• Kurser med föranmälan (öppna workshops är ok).
• Evenemang som endast riktar sig till medlemmar.
• Evenemang av religiös karaktär.
• Politiska evenemang.
• Företagsjippon eller butikserbjudanden.
• Träningsmatcher eller motionsidrott (undantaget större motionslopp).
• Ordinarie filmutbud på biografer.

I Lunds kommuns evenemangskalender är det heller inte tillåtet att lägga till evenemang som kränker grupp eller person oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder.

Sådant som strider mot lag eller på annat sätt är stötande eller olämpligt tillåter vi inte heller. Vi förbehåller oss även rätten att ta bort rena spam och företagsreklam.

Ansvar

Respektive arrangör ansvarar för att informationen om evenemangen är korrekt. Lunds kommun tar inte ansvar för felaktiga uppgifter eller inställda evenemang.

Kontakt

Visit Lund AB och kultur- och fritidsförvaltningen hos Lunds kommun, ansvarar för evenemangskalendern.
E-post: evenemang@visitlund.se