Distansdeltagande på nämndssammanträden

Här följer rutinen för distansdeltagande på nämndssammanträden.

Om distansdeltagande på nämndsammanträden

Politiska sammanträden ska genomföras så normalt som möjligt men samtliga ledamöter, ersättare och tjänstepersoner uppmanas att delta på distans. För att kunna göra detta behöver ledamöter, ersättare och tjänstepersoner erbjudas möjligheter att medverka på distans.
Utgångspunkten är att sammanträden ska ske genom distans deltagande men att ordförande, nämndsekreterare samt tekniker deltar från samma fysiska plats. Deltagande på distans får genomföras om det finns särskilda skäl (KL 6:24 och reglementen).
Kommunfullmäktige i Lund har den 26 mars 2020 § 116 fattat beslut om att tillåta nämnderna att sammanträda med ledamöter närvarande på distans. En ledamot som deltar på distans ska anses närvarande på nämndens sammanträde.
Följande krav måste vara uppfyllda (KL 5:16 och 6:24):
1. Ljud- och bildöverföring måste ske i realtid.
2. Samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor under hela sammanträdet.
3. Obehöriga ska inte kunna ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Allmänna förutsättningar

Den lösning som erbjuds av Lunds kommun för att genomföra politiska möten på distans är att ledamöterna primärt ansluter via Teams från sin kommunala iPad (eller i förekommande fall kommunal PC) och använder därtill utskickat headset. Privat PC/dator kan användas som komplement för att läsa möteshandlingar via MeetingsPlus.

MeetingsPlus
För behandling av ärenden som omfattas av eller innehåller information som om fattas av sekretess måste ledamöterna ansluta via Skype (Skype för företag), då Teams på grund av informationssäkerhetsskäl ej går att använda för detta ändamål.
Nämndsekreterare ansvarar för att samtliga deltagare till sammanträdet bjuds in genom ett Teams-möte via Outlook. Inbjudan skickas till ledamots/ersättares @lund.se-adress. Detta innebär att ledamoten i sin Teams-app kommer att kunna ansluta till mötet direkt från appen. Mötestiden i Outlook-inbjudan påverkan inte Teams-mötet; det går alltså att ansluta till Teams-mötet redan innan den utsatta sammanträdestiden. Ledamot som inte kan delta bör säkerställa att ersättare deltar i dennes ställe, enligt normal rutin.
Instruktioner för hantering av Teams är framtagna och bifogas denna information.

Deltagande på distans

Ledamot/ersättare förväntas delta på distans. Den ledamot/ersättare som avser att delta fysiskt på plats ska anmäla detta till nämndsekreteraren.

Genomförande av möten med deltagare på distans

Före sammanträdet

Tid och plats

Nämnderna bestämmer enligt kommunallagen tid och plats för sina sammanträden (KL 6:23). Sammanträdet genomförs alltså på en bestämd plats (en bestämd lokal). Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans enligt reglemente för nämnder. Ledamöter, ersättare och tjänstepersoner ansvarar för att koppla upp sig till mötet minst 20 min innan sammanträdet börjar för att säkerställa att en korrekt uppkoppling sker samt att en har fungerande ljud och bild.

Ordförande

Ordföranden leder sammanträdet och upprätthåller ordningen, (upprätta talarlista, hålla ordning på framställda yrkanden och tillse att alla får yttra sig inför beslut), från den lokal där sammanträdet hålls. För ledamöter som deltar på distans är det vidare ordförandens ansvar att bevaka att distansdeltagarna löpande har uppkoppling med fungerande ljud och bild. Ordföranden ska alltså vara fysiskt närvarande på platsen för sammanträdet där även nämndsekreterare och eventuell teknisk supportpersonal finns på plats. Möjlighet finns för ordföranden att frånträda sin roll som ordförande om han anser sig förhindrad att utöva denna men fortfarande delta i sammanträdet som ledamot (RÅ 1998:15). Vice
ordföranden tar då över rollen som ordförande. Den som tjänstgör som ordförande har utslagsröst.

Under sammanträdet

Beslutsförhet

Nämnder och styrelser kan fatta beslut om minst hälften av ledamöterna (inklusive tjänstgörande ersättare) är närvarande (KL 6:27). Ledamöter som deltar på distans, med ljud och bild, ska betraktas som närvarande (KL 6:24).

Distansdeltagare och anslutningsproblem

Distansdeltagaren ansvarar för att sitta avskilt och bakom stängda dörrar när denne kopplar upp sig till mötet så att ingen annan kan ta del av vad som sägs (KL och OSL).
Om ljud- eller bildöverföringen försämras till den grad att en distansdeltagare inte syns eller hörs eller uppkopplingen bryts till en distansdeltagare måste sammanträdet avbrytas tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor (KL 6:24). Detta innebär dock inte att alla deltagare behöver kunna se varandra vid varje given tidpunkt under sammanträdet eftersom detta inte gäller vid ett fysiskt sammanträde heller.
Om anslutning till distansdeltagare bryts bör försök att återupprätta anslutningen göras. Misslyckas detta kan ordföranden besluta att ledamoten får anses ha lämnat sammanträdet och att en ersättare ska träda in i dennes ställe. Sammanträdet kan inte fortsätta med en plats vakant om det finns närvarande ersättare, även om det innebär partiväxling. Om en ledamot under ett sammanträde avbrutit tjänstgöringen får denne åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat styrkebalansen mellan partierna (se nämndernas reglementen), vilket bara bör gälla om ersättare från annat parti trätt in i ledamotens ställe.

Om endast anslutning genom ljud kan upprättas t.ex. via telefon, är ledamot/ersättare inte närvarande i kommunallagens mening och får inte delta i beslut. I dessa fall ska en ersättare träda in för ledamoten. Kommunallagen kräver att en ledamot/ersättare ska närvara med ljud och bild för att anses vara närvarande.

Möteshandlingar

Handlingar till sammanträdet görs tillgängliga som vanligt, via Meetings Plus. Ledamot/ersättare som deltar på distans kan använda privat PC/dator som komplement för att läsa möteshandlingar via MeetingsPlus.

MeetingsPlus

Begära ordet

Ledamot/ersättare som deltar på distans begär ordet genom att skriva sitt namn i chatten i Teamsmötet.

Omröstning/votering

Öppna omröstningar genomförs genom att de beslutande ropas upp en efter en och därvid avger sin röst. Vid omröstning/votering måste det säkerställas att det är ledamöterna och inga andra som deltar i omröstningen.

Sluten omröstning är inte möjligt att genomföra med deltagare på distans (KL 6:24). I det fall sluten omröstning begärs finns följande alternativ:

Ärendet bordläggs och ordföranden kallar till ett nytt sammanträde med enbart fysiskt deltagande. Endast ledamöter och/eller tjänstgörande ersättare ska delta och sammanträdet ska genomföras på ett säkert sätt och från en rymlig lokal där ledamöter och/ eller tjänstgörande ersättare har möjlighet att sitta med minst 1,5 meters avstånd.

Jäv

Ledamot/ersättare som deltar på distans och anmäler jäv måste tillfälligt lämna mötet under den punkt jävet gäller, genom att avsluta Teams-samtalet (KL 6:28–30). En ersättare träder som vanligt in i den jäviga ledamotens ställe. När det aktuella ärendet är hanterat kommer den tekniska supportpersonalen att ringa upp den jäviga ledamoten/ersättaren via Teams, så att hen kan fortsätta delta i sammanträdet.

Ajournering

Om sammanträdet ajourneras för överläggning inom partierna/partigrupperna bör anslutningar till ledamöter som deltar på distans upprätthållas. Under sådana överläggningar ansvarar partierna för att sköta kontakt med egna ledamöter som deltar på distans till exempel genom telefon.

Lämna sammanträdet

Ledamot/ersättare som deltar på distans som i förväg behöver lämna sammanträdet ska särskilt meddela tidpunkt och ärende till sekreteraren och ordföranden. Detta kan förslagsvis göras under pågående sammanträde direkt i chatten alternativt via mejl till sekreteraren.

Efter sammanträdet

Justering

Justering av protokollet ska alltid ske på ett säkert sätt. Justering av protokoll kan ske i ett bokat rum där antingen bara en person åt gången får befinna sig eller i ett stort rum där distansering är möjlig och där justerarna kan justera individuellt utan att riskera fysisk kontakt. De pennor som används ska som regel spritas innan justeringen och säkerställ att de justerande personerna har varsin penna eller att
pennan kan rengöras mellan respektive justerare.

När saknas förutsättningar för sammanträden med deltagare på distans?

Deltagande på distans kan inte genomföras i ärenden där sluten omröstning tillämpas, då den tekniska utrustningen för distansdeltagande som erbjuds i kommunen i nuläget inte uppfyller kraven på sluten omröstning (KL 6:24). Ett sådant ärende kan alltså inte hanteras på ett sammanträde där ledamöter deltar på distans.