Distansdeltagande på
kommunfullmäktige

Här följer rutinen för distansdeltagande på kommunfullmäktiges möten.

1. Distansdeltagande vid kommunfullmäktiges sammanträden

1.1 Inledande information

Möjligheten att delta på distans vid sammanträden är ett komplement till det fysiska mötet. Detta dokument är en sammanställning över vilka rutiner som gäller för ett möte som genomförs med deltagare på distans. Det krävs en hel del av både fysiskt närvarande deltagare och deltagare på distans. Ha tålamod och överseende med att tekniken kan innebära att överläggningar och beslut tar längre tid än vad vi är vana vid. Ordföranden kan under exceptionella omständigheter uppmana samtliga ledamöter att delta på distans.
Förutsättningarna för genomförandet av sammanträden på distans innebär enligt kommunallagen 5 kap. § 16, att deltagande ska ske genom ljud- och bildöverföring i realtid, samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. Detta innebär dock inte att alla deltagare behöver kunna se varandra vid varje given tidpunkt under sammanträdet eftersom detta inte gäller vid ett fysiskt sammanträde heller.

1.2 Grundläggande förutsättningar för deltagande på distans

Den 16-17 juni § 191, 2020 beslutade kommunfullmäktige i Lund att distansdeltagande vid fullmäktiges sammanträden får ske. Ordföranden får, efter samråd med vice ordförandena, besluta att ett sammanträde ska genomföras med distansdeltagare. Kommunallagens bestämmelser innebär att ett antal krav ska vara uppfyllda för att en ledamot ska kunna delta i fullmäktiges sammanträde på distans:

• Ljud- och bildöverföringen ska ske i realtid och måste vara stabil och av hög kvalitet.
• Detta måste även ske på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra. Det är därmed inte tillräckligt att de som är närvarande i sammanträdeslokalen kan se distansdeltagarna. Den distansdeltagande måste även kunna se samtliga andra deltagare, såväl de på distans som de som deltar fysiskt.

1.3 Deltagande på lika villkor

Sammanträdet leds och utgår från en fysisk lokal. Detta innebär att fullmäktiges presidium, sekreteraren och teknisk personal alltid utgår från samma lokal (plats för sammanträdet ska alltid anges på kallelsen). Sammanträdeslokalen ska vara utrustad med teknik som gör det möjligt att uppfylla kravet på deltagande på lika villkor. En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid
fullmäktiges sammanträde. Deltagare som deltar på distans ska använda sig av tillhandahållen iPad eller motsvarande likvärdig utrustning för ändamålet i form av en dator med kamera eller motsvarande likvärdig utrustning samt en fullgod nätverksuppkoppling. Deltagare ska kunna identifiera varandra genom ljud och bild och distansdeltagare ska kunna vara fullt delaktiga i överläggningarna.
Deltagare som deltar på distans ska kunna ta del av eventuella handlingar som delas ut under pågående sammanträde och delta i avgörandet av ärenden, även i de fall avgörandet sker genom omröstning.

1.4 När saknas förutsättningar för sammanträden med deltagare på distans?

Det är med tillgänglig teknik inte möjligt att delta på distans om det vid sammanträdet förekommer slutna omröstningar. Se kapitel fyra om rutiner för sammanträdet.

2. Särskilt om ordförandens och ledamöters ansvar

2.1 Ordförandens ansvar

Ordföranden avgör, efter samråd med vice ordförandena, om närvaro får ske på distans och ansvarar för att informera ledamöter och ersättare om detta i god tid före sammanträdet. I det fall deltagande får ske på distans ska ordföranden säkerställa att ledamöter och ersättare har tagit del av nödvändiga instruktioner och utbildning.
Ordföranden leder sammanträdet och upprätthåller ordningen, (upprättar talarlista, håller ordning på framställda yrkanden och tillser att alla får yttra sig inför beslut), från den lokal där sammanträdet hålls. Ordföranden ska alltså alltid vara fysiskt närvarande på platsen för sammanträdet där även sekreterare och teknisk supportpersonal finns på plats. Om ljud- eller bildkvaliteten under sammanträdet försämras eller förbindelsen bryts, ajournerar ordföranden sammanträdet till dess att en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan delta på lika villkor.

2.2 Ledamotens ansvar

Ledamoten som deltar på distans ansvarar för att meddela detta till kommunkontoret senast den dag som anges i kallelsen.

E-post: kommunkontoret@lund.se

OBS! I de fall samtliga deltagare uppmanas att delta på distans behövs ingen anmälan om att delta på distans.

• Ledamoten som inte kan delta vid sammanträdet ska snarast meddela sin gruppledare enligt gällande rutin.
• Ledamoten ansvarar för att använda sig av tillhandahållen utrustning för deltagande på distans eller motsvarande likvärdig utrustning som har samma funktionalitet.
• Ledamoten ansvarar för att ha genomgått utbildning i användandet av distansteknik samt voteringssystem (Presidium).
• Ledamot ansvarar för att denne har tillräckliga kunskaper för ändamålet.
• Ledamoten ansvarar för att den miljö man befinner sig i inte riskerar
  att störa eller på annat sätt inverka negativt på sammanträdet.
• Ledamoten ansvarar för att i första hand meddela IT-support/tekniker och gruppledare om ledamoten upplever att den inte deltar på lika villkor och om villkoren för deltagande på distans inte uppfylls.
• Vid deltagande på distans ska ledamoten vara uppkopplad till sammanträdet minst 40 minuter före sammanträdet börjar för test av teknik.

3. Inför sammanträdet

3.1 Teams

Det verktyg som Lunds kommun erhåller för genomförande av politiska möten på distans är Teams. Ledamöter och ersättare som deltar på distans ska ansluta till sammanträdet via Teams från sin kommunala iPad (eller i förekommande fall kommunal PC) och använder därtill utskickat headset. Privat PC/dator kan användas som komplement för att läsa möteshandlingar via MeetingsPlus.

MeetingsPlus

Privat utrustning

IT-Servicedesk kommer att supportera privat utrustning under sammanträdet i den utsträckning de har möjlighet. IT-Servicedesk kan dock inte garantera att de kan lösa alla fel då de inte har samma åtkomst till privat utrustning som de har i kommunala enheter.

Förbered din utrustning inför sammanträdet

• Se över din utrustning och ha allt du behöver till hands till exempel telefon, headset, laddar och strömadapter.
• Se till att du har möjlighet att ladda din utrustning (iPad, dator och/ eller telefon).
• Starta om din iPad eller dator.
• Innan ett möte stäng ner alla appar enligt följande för att förhindra att fel uppstår med Teams.
  – Dubbelklicka (i snabb följd) på hemknappen på din iPad, det är den runda knappen i mitten i nederkant på din iPad.
  – En lista med alla appar som du har öppet visas.
  – Skjut alla appar uppåt för att stänga dem och gör så tills alla är stängda.
  – Starta nu de appar du behöver under mötet och starta sedan mötet.
• Kontrollera att SIM-kortet är upplåst. Är du osäker på hur detta görs kontakta IT-Servicedesk.
  Telefon: 046-359 50 19
• Kontrollera att Teams appen är installerad, om du inte har den kan du beställa den i beställarportalen.
  Beställarportalen – IT-Servicedesk
  Om du behöver hjälp med detta kontakta IT-Servicedesk.
  Telefon: 046-359 50 19.
• På övriga enheter laddas Teams-appen ner där du normalt laddar ner appar.
  

Kansliet ansvarar för att samtliga deltagare till sammanträdet bjuds in genom ett Teams-möte via Outlook. Inbjudan skickas till ledamots/ersättares @lund.se-adress. Detta innebär att ledamoten/ersättare i sin Teams-app kommer att kunna ansluta till mötet direkt från appen. Mötestiden i Outlook-inbjudan påverkar inte Teams-mötet; det går alltså att ansluta till Teams-mötet redan innan den utsatta sammanträdestiden.
Teams ska endast användas för att ansluta till sammanträdet. Det går inte att ha igång mer än ett Teamsmöte samtidigt.
Chatten i Teams bevakas av en mötesadministratör under hela sammanträdet. Chatten ska ej användas under mötet för att föra diskussioner, begära ordet/replik eller på annat sätt kommunicera ledamöter emellan. Chatten är endast till för presidiet att kommunicera till ledamöter under sammanträdet samt för ledamöter att ställa en ordningsfråga, avisera jäv och för att lämna in en reservation. Mötesadministratören ansvarar för att framföra det som pågår i chatten till presidiet och sekreteraren.
Inspelning av sammanträdet kommer ske genom Teams för att i efterhand kunna säkerställa att ledamöter varit anslutna till sammanträdet och därigenom varit beslutsföriga.
Instruktioner för hantering av Teams bifogas dessa rutiner.

3.2 Voteringssystemet Presidium

Voteringssystemet Presidium används för att ledamöter ska registrera att de är närvarande på mötet, begära ordet samt rösta. Presidium är plattformsoberoende och går att använda på din kommunala iPad, dator samt smartphone.

Varje ledamot och ersättare har fått ett mejl med användarnamn och pinkod. Dessa inloggningsuppgifter behöver uppges en gång. Kontakta kommunkontoret om du saknar inloggningsuppgifter.

E-post: kommunkontoret@lund.se

Presidium går bara att logga in i anslutning till kommunfullmäktiges sammanträden.
(För att begära votering, sätt på mikrofonen och ropa ”Votering”, se även kap. 4 ”Under sammanträdet”.) Instruktioner för hantering av voteringssystemet Presidium bifogas dessa rutiner.

3.3 Meetings+ och möteshandlingar

Handlingar till sammanträdet görs tillgängliga som vanligt, via Meetings+. Ledamot/ersättare som deltar på distans kan använda privat PC/dator som komplement för att läsa möteshandlingar via MeetingsPlus.

MeetingsPlus

3.4 Internetuppkoppling

Fullgod internetuppkoppling är avgörande för deltagande på distans. För de som saknar Wi-Fi eller har dålig uppkoppling erbjuds deltagande från kommunala lokaler. Varje ledamot och ersättare har SIM-kort i sina kommunala iPads med 10 GB som kan avvändas ifall ingen annan uppkoppling är möjlig. Information om detta kommer framgå av kallelsen.

Kontakta Andreas Siverståhl Hjelm för att boka en plats eller för mer information.

E-post: andreas.siverstahlhjelm@lund.se

3.5 Praktiska förutsättningar/förberedelser för att delta på distans

• Se till så att din iPad är laddad och ansluten till strömkälla under hela sammanträdet då medverkan på distans drar mycket batteri.
• Kontrollera så att dina mötesappar finns tillgängliga på din enhet (Teams, Presidium och Meetings+) och att du kan logga in i dem.
• Kontrollera att din kamera och ljudet på din enhet fungerar.
• Kontakta IT-Servicedesk omgående om du saknar något eller har problem med din enhet.
  Telefon: 046-359 5019
• Tänk på att sitta på en avskild plats så att du inte kan bli störd. '
• Tänk även på att ha det upplyst men undvik direkt solljus.
• Headset ska användas för att undvika rundgång samt för bästa möjliga ljudupplevelse för samtliga deltagare.
• Anslut till Teams och Presidium minst 40 minuter innan sammanträdet börjar för att testa och säkerställa att din utrustning fungerar inför mötet.

OBS! Din närvaro i voteringssystemet registreras inte förrän du har anslutit till Presidium.

Var uppmärksam på hålltider så att onödiga fördröjningar kan undvikas på grund av att alla inte är på plats. Det är viktigt att sammanträdet startar och återupptas på utsatt tid. Det krävs en hel del av både fysiskt närvarande deltagare och deltagare på distans. Ha tålamod och överseende med att tekniken kan innebära att överläggningar och beslut tar längre tid än vad vi är vana vid.

4. Under sammanträdet

4.1 Beslutsförhet

Fullmäktige får handlägga ett ärende bara om mer än hälften av ledamöterna är närvarande (KL 5:45). Om en ledamot är jävig i ett ärende, får fullmäktige handlägga ärendet även om antalet på grund av jävet inte uppgår till hälften.

4.2 Mötets öppnande och upprop

Vi behöver säkerställa att alla som deltar på distans kan synas och höras i Teams samt i den fysiska möteslokalen. Anslut därför till sammanträdet i så god tid innan som möjligt dock senast 30 minuter innan. Webbkameran ska vara på och mikrofon ska vara avstängd vid mötets öppnande. Headset ska användas för att minimera rundgång. Anslut till mötet via Teams och Presidium.
Närvaro och injustering av tjänstgörande sker via voteringssystemet Presidium. Om det uppstår tekniska problem, sker närvaro och injustering genom upprop. Kom ihåg att sätta på din mikrofon när sekreteraren ropar upp ditt namn. Webbkameran ska vara på under hela sammanträdet och mikrofonen ska vara avstängd under hela sammanträdet förutom när du har blivit tilldelad ordet.
Växla mellan dina appar i din iPad under sammanträdet genom att:

• Dubbelklicka (i snabb följd) på hemknappen på din iPad, det är den runda knappen i mitten i nederkant på din iPad.
• En lista med alla appar som du har öppet visas.
• Tryck en gång på den appen du vill växla till.
  
• Gör om samma sak för att växla tillbaka till önskad app.

4.3 Ordningsfråga

Ordningsfråga begärs genom att en skriver sitt namn i chatten i Teams följt av ”Ordningsfråga” eftersom det inte finns en naturlig funktion för detta i voteringssystemet Presidium.

4.4 Begära ordet/begära replik

Ledamot/ersättare som deltar på distans begär ordet via voteringssystemet Presidium (talarlistan följer du enkelt via voteringssystemet Presidium alternativ via projektorsvyn som visas i Teams).

4.5 Omröstning/votering

Öppna omröstningar genomförs via voteringssystemet Presidium. Omröstning begärs genom att sätta mikrofonen och ropa ”Votering”. I de fall tekniska störningar uppstår och voteringen inte kan genomföras via voteringssystemet Presidium ska votering genomföras manuellt.
Sluten omröstning är inte möjlig att genomföra med deltagare på distans. I det fall sluten omröstning ska genomföras, bordläggs ärendet till närmast kommande fullmäktigesammanträde.

4.6 Jäv

Ledamot/ersättare som deltar på distans och anmäler jäv måste anmäla detta i Teams chatt och därefter tillfälligt lämna mötet under den punkt jävet gäller, genom att lämna Teams-mötet. En ersättare träder som vanligt in i den jäviga ledamotens ställe. När det aktuella ärendet är hanterat kommer mötesadministratören att ringa upp jäviga deltagaren så att deltagaren åter kan tjänstgöra i sammanträdet.

4.7 Ajournering

Om sammanträdet ajourneras för överläggning inom partierna/partigrupperna bör anslutningar till ledamöter som deltar på distans upprätthållas. Under sådana överläggningar ansvarar partierna för att sköta kontakt med egna ledamöter som deltar på distans till exempel genom telefon.

4.8 Reservationer

Reservationer lämnas direkt i Teams-chatten. Ange ditt namn, skriv vilket ärendenumret som avses samt följt av "Reservation”.

4.9 Lämna sammanträdet

Ledamot/ersättare som deltar på distans som i förväg behöver lämna sammanträdet ska särskilt meddela tidpunkt och ärende till sekreteraren och ordföranden. Detta ska göras under pågående sammanträde direkt till mötesadministratören via Teams-chatten.
Vill man anmäla detta i förväg kan man göra detta via mejl till Emma Ehrenberg.

E-post: emma.ehrenberg@lund.se

4.9.1 Anslutningsproblem och support under pågående sammanträde

Under pågående debatt görs återanslutningsförsök löpande med att återansluta ledamot eller ersättare. När fullmäktige går till beslut, kontrolleras anslutning och om anslutning inte skyndsamt kan återupprättas kan ordförande justera tjänstgöringsordningen för att direkt klargöra tjänstgörande för beslutshanteringen.

Om du upplever anslutningsproblem under sammanträdet testa
följande:

• Säkerställ att du har internet uppkoppling.
• Prova att lämna Teams-sammanträdet och ansluta igen.
• Prova att starta om din utrustning Ipad, dator eller mobiltelefon.

OBS! Inför varje sammanträde, tills vi har en supportorganisation på plats för kommunfullmäktige, kommer det kompletterande information kring supporten för det aktuella sammanträdet.