Ledningsprocessen
Kommunens styrmodell kompletteras av en ledningsprocess som beskriver hur vi omsätter kommunens styrmodell i praktiken. Det handlar om hur vi arbetar för att sätta mål, fördela resurser i budget och hur vi följer upp hur det går.
Den kommunövergripande ledningsprocessen består av delprocesser som alla är beroende av varandra: strategiprocessen, planeringsprocessen och uppföljningsprocessen.
Strategiprocessen
Vår ledningsprocess tar tre år att följa från start till mål och inleds med strategiprocessen. Strategiprocessen syftar till att ta fram kommunövergripande planeringsförutsättningar inför Ekonomi- och verksamhetsplan för de kommande tre åren. Planeringsförutsättningarna tas fram genom trend- och framtidsspaning, omvärldsanalys samt kartläggning och analys av kommunens nuläge. Strategiprocessen avslutas med ett strategiskt seminarium för ledande förtroendevalda och tjänstepersoner. Där presenteras resultaten från genomförda analyser och det ges tillfälle till dialog om mål, resultat och gemensamma utmaningar för de kommande tre åren.
Planeringsprocessen
Planeringsprocessen tar avstamp i de kommunövergripande planeringsförutsättningarna från strategiprocessen. Planeringsförutsättningarna konkretiseras i detta skede ytterligare genom framtagande av ett budgetunderlag. Utifrån underlaget arbetar de förtroendevalda fram förslag
till ekonomi- och verksamhetsplan, som sedan remitteras ut till samtliga nämnder inför beslut i kommunfullmäktige. I planeringsprocessen ingår även kommunövergripande riskanalys och planering för intern kontroll.
Efter att kommunfullmäktige beslutat om den kommunövergripande ekonomi- och verksamhetsplanen inleder respektive nämnd och förvaltning arbetet med nästa års verksamhetsplan med internbudget. I verksamhetsplaneringen ingår resonemang om nämndens förutsättningar, utvecklingsmål kopplade till kommunfullmäktiges beslutade riktning samt en detaljerad internbudget. På de flesta förvaltningar tas även verksamhetsplaner fram på avdelnings- och enhetsnivå, dessa ska dock inte beslutas av nämnd utan är verksamheternas verktyg för att bidra till nämndens övergripande verksamhetsplan.
Uppföljningsprocessen
Med verksamhetsplaneringen som grund går kommunen in i genomförandeåret. Genom uppföljningsprocessen följer vi upp hur det går med både verksamhet, medarbetare och ekonomi löpande under året. Delårsrapporterna är viktiga styrinstrument som ger oss möjlighet att kunna upptäcka avvikelser i tid. De är också utgångspunkt för nästa års strategiprocess och ska fånga upp signaler om till exempel bristande leverans. Vid årsskiftet genomför alla nämnder en årsanalys som sammantaget utgör del av underlaget till kommunens gemensamma årsredovisning.
Uppföljningsprocessen har fem kommungemensamma rapporter:
Delårsrapporter görs per den 30 april och en per den 31 augusti. De fastställs i respektive nämnd/styrelse. Delårsrapporten per den 31 augusti fastställs även i kommunfullmäktige. Syftet med delårsrapporterna är att skapa ett redskap som snabbt fungerar som ett signalsystem för avvikelser mot nämndernas och styrelsernas verksamhetsplaner.
Utöver delårsrapporterna följs ekonomin upp löpande månadsvis med eventuella åtgärder för att bidra till en budget i balans.
Fastställs av respektive nämnd innan årets slut. Rapporten utgår från en enkät med ett antal frågor som samtliga förvaltningar ska fylla i för att självskatta det egna systematiska arbetsmiljöarbetet. Utifrån resultatet i enkäten tas åtgärder fram.
Fastställs i respektive nämnd eller styrelse senast i januari. Rapporterna är en uppföljning av handlingsplanen för intern kontroll samt redovisning av eventuella åtgärder utifrån tidigare granskningsrapporter och hur arbetet är planerat att utvecklas framöver. Därefter görs en kommungemensam sammanställning som beslutas av kommunfullmäktige. Granskningsrapporterna granskas sedan av kommunrevisionen.
En summering av året som helhet. Varje nämnd gör sin egen årsanalys, som innehåller förvaltningsberättelse med händelser av väsentlig betydelse samt målstyrning, ekonomisk redovisning med prognos samt personalredovisning. Utöver detta ingår redogörelse för arbetet med Lunds kommuns program för ekologisk hållbarhet (LundaEko II) och miljöledningssystemet samt arbetet med intern kontroll och kvalitet.
Nämndernas årsanalyser ligger som en grund till kommunens gemensamma årsredovisning.
Årsredovisningen styrs av lagen om kommunal bokföring och redovisning som kräver att den består av förvaltningsberättelse, drift- och investeringsredovisning, resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys samt sammanställda räkenskaper för kommunens bolag och kommunalförbund. Årsredovisningen är en viktig grund för verksamheternas och hela kommunens nulägesanalys – hur det går och vad som behöver åtgärdas för att fortsätta i den riktning som beslutats. Årsredovisningen granskas av kommunrevisionen och fastställs av kommunfullmäktige.
Uppdaterad:
Hjälpte informationen på denna sida dig?