Så här behandlar Lunds kommun dina personuppgifter
För oss är det viktigt att du ska känna dig trygg med att vi behandlar dina personuppgifter på ett säkert och lagligt sätt. Här kan du läsa mer om hur kommunen behandlar dina personuppgifter. Här finns också information om dina rättigheter. Vi har även utsett ett dataskyddsombud vars uppgift är att kontrollera att vi följer bestämmelserna i dataskyddsförordningen.
En personuppgift är allt som kan identifiera dig
Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning, kontaktuppgifter, telefonnummer eller en IP-adress. Även foto och rörlig bild är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.
Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter. Exempel på begrepp som används vid hantering kan vara: samla in, lagra, gallra, läsa, sprida, arkivera, kopiera eller tillhandahållande på annat sätt såsom justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.
Vem ansvarar för dina personuppgifter?
Inom Lunds kommun är det respektive nämnd eller styrelsen i det bolag som hanterar personuppgifterna som är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att de har ansvaret för att personuppgifterna behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt.
Här kan du läsa mer om nämnderna i Lunds kommun
Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter ska du kontakta den personuppgiftsansvarige eller dataskyddsombudet, du hittar kontaktuppgifterna längre ned på sidan.
Vilka personuppgifter samlar vi in?
Lunds kommun behandlar personuppgifter till exempel vid ansökan om bygglov, ekonomiskt bistånd,, ansökan om barnomsorg, tillstånd enligt miljöbalken med mera. För att kunna handlägga olika typer av ärenden måste kommunen kunna identifiera den ärendet gäller. Behandling görs också vid olika typer av avtal, till exempel anställning, upplåtelser av mark eller bostäder för att nämna några. Personuppgifterna används även för statistik och arkivändamål.
För att kommunens nämnder ska kunna utföra skyldigheter som framgår av olika lagar har kommunen tillgång till ett basregister över kommunens invånare. I basregistret, som är baserat på folkbokföringsregistret hos Skatteverket och fastighetsregistret hos Lantmäterimyndigheten, får vi tillgång till korrekta och uppdaterade uppgifter om kommunens invånare.
Lunds kommun behandlar personuppgifter från enskilda som kontaktar kommunen i olika ärenden eller för synpunkter där uppgifterna kommer från den registrerade själv. Uppgifterna kan också komma från offentliga register, andra myndigheter eller föreningar som ger in en medlemsförteckning med mera.
De kategorier av mottagare som kommunen kan komma att dela personuppgifterna med är:
- Internt inom kommunen (exempel registratorer, handläggare, IT-personal och personalansvariga).
- Andra myndigheter såsom SCB, försäkringskassan, polisen, skatteverket eller andra myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag.
- Leverantörer, anordnare och utförare som utför kommunala tjänster.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter kommer att sparas av kommunen tills dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras enligt de lagregler som gäller för kommunen.
Personuppgifter som kommer in till kommunen blir i regel allmänna handlingar. Därför får kommunen inte gallra eller spara uppgifter hur som helst. Om du har frågor om detta kontaktar du i första hand den förvaltning som behandlar personuppgifterna. Du kan också kontakta kommunens dataskyddsombud.
Hur skyddas dina personuppgifter?
All behandling av personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och utifrån dataskyddsförordningen. Dataskyddsförordningen ställer höga krav på säkerheten för personuppgifter och när det handlar om personuppgifter som är känsliga eller extra skyddsvärda så är kraven extra höga. Exempel på känsliga personuppgifter kan vara uppgifter om hälsa, modersmål, religion med mera. Med höga krav på säkerheten kan det till exempel finnas behov av särskild inloggning till verksamhetssystem som behandlar personuppgifterna eller att uppgifterna ska vara krypterade.
Vi strävar alltid efter att behandla dina datauppgifter inom EU/EES. Vi följer alltid EU:s/EU-kommissionens rekommendationer om adekvat skyddsnivå och ett personuppgiftsbiträdesavtal finns med vår leverantör som reglerar hur de i sin tur får behandla personuppgifterna på uppdrag av oss.
Rättslig grund för att behandla personuppgifter
Lunds kommuns personuppgiftsbehandlingar görs enligt dataskyddslagstiftningen. Det innebär bland annat att det ska finnas rättslig grund för att vi ska få behandla dina personuppgifter. Grunden kan vara att behandlingen är nödvändig för att kommunen ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i nämndernas myndighetsutövning. Behandling kan även vara nödvändig på grund av en rättslig förpliktelse eller för fullgörande av ett avtal. Det kan ibland även hända att behandlingen grundar sig på ett samtycke från den registrerade.
Samtycke som rättslig grund
Ett samtycke ska alltid vara dokumenterat och ska ha lämnats frivilligt. Om kommunens verksamheter fotograferar eller filmar personer under 18 år behövs ett skriftligt samtycke från vårdnadshavaren. Om det finns flera vårdnadshavare ska båda ge sitt samtycke.
Användning av cookies
Vi använder cookies och liknande spårningstekniker. På kommunens webbplats används cookies och användningen regleras i lagen om elektronisk kommunikation. Cookies är små textfiler som lagras på din dator. Filerna lagras antingen tillfälligt, en förutbestämd tid eller raderas när du stänger din webbläsare.
Inspelning av vissa telefonsamtal
Lunds kommun arbetar ständigt på att bli bättre på service och bemötande. Därför spelar vi regelbundet in samtal som kommer till Lunds kommuns medborgarcenter. Inspelningarna använder vi sedan internt i utbildningssyfte. Samtalen raderas inom 30 dagar. Du kan alltid välja att just ditt samtal inte ska bli inspelat.
Publicering av foto och film
Du lämnar ditt samtycke i samband med att en fotograf eller kommunikatör ber om ditt samtycke för att ta ett foto eller filma dig eller ditt minderåriga barn för Lunds kommuns räkning. Du ska alltså inte lämna ditt samtycke i förebyggande syfte. Om du vill lämna ditt samtycke gör du detta via vår e-tjänst:
Om kommunens skolor vill publicera bilder eller filmer på elever i sociala medier, på webbsidor eller liknande i syfte att berätta om eller marknadsföra skolan, krävs alltid samtycke. Det är vårdnadshavaren som samtycker, om inte eleven har fyllt 18 år. Om det finns flera vårdnadshavare ska båda ge sitt samtycke. Det är frivilligt att lämna sitt samtycke.
Lämna samtycke till fotografering, filmning och ljudupptagningar i skolan
Återkalla samtycke
Du kan närsomhelst återkalla ditt samtycke via kommunens e-tjänst för återkallande. Om ett samtycke återkallas ska publicering och användning av foto eller film upphöra. Om ett samtycke gäller en person under 18 år räcker det att en av vårdnadshavarna återkallar sitt samtycke för att det ska bli ogiltigt.
Om du tidigare lämnat ditt samtycke via en pappersblankett kan de inte återkallas via e-tjänsten. Om du önskar återkalla ett sådant samtycke tar du kontakt med förvaltningen.
Skolförvaltningarnas verksamhetssystem
Inom verksamheten på skolförvaltningarna i Lunds kommun används ett antal digitala system
för administration och pedagogiskt arbete. I systemen behandlas personuppgifter i olika
utsträckning och för olika syften.
Förutom de större skolsystemen (elevregister, system för schema och tid, lärplattformar,
kompensatoriska hjälpmedel tillexempel talsyntes samt molntjänst) kan andra digitala tjänster
användas, som appar, tillägg, webbtjänster eller program. Dessa tjänster varierar mellan förskolor/skolor, skolformer, klasser/grupper och ämnen. För samtliga gäller att tjänsterna måste godkännas på förvaltningsnivå för att få användas, så att eventuell personuppgiftsbehandling följer dataskyddsförordningen.
Elevregister
Registrerade:
- Barn/elever, vårdnadshavare och personal
Personuppgifter
- Namn
- Personnummer
- Kontaktuppgifter
- Förskola/skola, klass, kurs, grupp
Övriga uppgifter
- Betyg, omdömen, summativ bedömning
- Provresultat nationella prov
System för schema och tid
Registrerade:
- Barn/elever, vårdnadshavare och personal
Personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Kontaktuppgifter
- Förskola/skola, klass, kurs, grupp, ämne
Övriga uppgifter:
- Frånvaro
Lärplattformar
Registrerade:
- Barn/elever, vårdnadshavare och personal
Personuppgifter:
- Namn
- Personnummer
- Kontaktuppgifter
- Förskola/skola, klass, kurs, grupp
Övriga uppgifter:
- Betyg, omdömen, summativ bedömning
- Planeringar, uppgifter
- Dokumentation om stödinsatser (extra anpassningar, ev även särskilt stöd)
- Dokumentation om individuell utveckling, IUP, mål för lärande
Kompensatoriska hjälpmedel, t.ex. talsyntes
Registrerade:
- Elever och personal
Personuppgifter:
- Namn
- Skola, klass, kurs, grupp
Molntjänst för pedagogiskt arbete, samarbete, kommunikation
Registrerade:
- Elever och personal
Personuppgifter:
- Namn
- Skola, klass, kurs, grupp
Övriga uppgifter:
- Planeringar, uppgifter
- Formativ bedömning
- Dokument, kalkylark, presentationer, webbsidor, formulär mm (s.k. innehållsdata, skapat
av användarna)
Om du använder sociala medier
Om du använder sociala medier för att komma i kontakt med Lunds kommun överförs information och personuppgifter till tredje part (företaget eller organisationen som driver det sociala mediet, till exempel Facebook eller Twitter). Informationen kan även bli tillgänglig utanför EU/EES.
Du ska aldrig skicka känslig information till oss via sociala medier, till exempel personnummer eller kontaktuppgifter till dig själv eller någon annan. Om integritetskänsliga eller andra känsliga uppgifter förekommer i Lunds kommuns sociala medier tar vi bort dem. Detta innebär att kommunen aldrig via sociala medier svarar på frågor som rör individärenden inom till exempel socialtjänst eller barnomsorg.
Dina rättigheter som registrerad
Som registrerad har du flera rättigheter. Dina rättigheter är följande:
Du kan begära att få ett besked om huruvida Lunds kommuns nämnder och styrelser behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa tillsammans med viss närmare information. Detta kallas ofta för ett registerutdrag.
Om du vill begära ut ett registerutdrag på dina eller dina minderåriga barns personuppgifter använder du dig av kommunens e-tjänst. Begäran görs hos respektive nämnd, eftersom respektive nämnd och styrelse i Lunds kommun är personuppgiftsansvariga för behandlingar som sker i dess verksamhet. Om du vill begära ut dina uppgifter från ett kommunalt bolag vänder du dig direkt till bolaget.
För att kunna använda e-tjänsten behöver du ett bank-id. Om du inte har ett bank-id är du välkommen att skriftligen begära tillgång till dina personuppgifter genom att besöka oss på Medborgarcenter. Ta med godkänd fotolegitimation. Du måste kunna styrka din identitet, därför kan vi inte ta emot begäran via post eller e-post. När du begär tillgång via pappersblankett kan du enbart ta del av uppgifter om dig själv och inte för dina minderåriga barn.
Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.
När Lunds kommun behandlar personuppgifter inom ramen för sin myndighetsutövning eller för att kunna utföra arbetsuppgifter av allmänt intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om Lunds kommun inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste kommunen upphöra med behandlingen.
Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Genom att begära en begränsning har du, i vart fall under en viss tid, möjlighet att stoppa Lunds kommun från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk. Du kan även hindra myndigheten från att radera uppgifterna, till exempel om du behöver uppgifterna för att kräva skadestånd.
Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att Lunds kommun ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller framgår av en allmän handling har kommunen ingen möjlighet att radera uppgifterna.
Om Lunds kommun behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.
Offentlighetsprincipen
Även om vi har ett högt skydd för dina personuppgifter så utgör dina personuppgifter en del av kommunens allmänna handlingar. Utifrån offentlighetsprincipen kan kommunen få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag. Före ett utlämnande göras alltid en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen. Reglerna om allmänna handlingars offentlighet och arkivregler kan innebära vissa begränsningar av dina rättigheter.
Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet
Vill du lämna en synpunkt eller kontakta en tjänsteperson anonymt ska du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och därmed blir allmän handling.
Kontaktuppgifter
Personuppgiftsansvarig
Respektive nämnd i Lunds kommun är personuppgiftsansvarig och ansvarar för de personuppgifter som behandlas i nämndens verksamhet. Barn- och skolnämnden är alltså ansvarig för de personuppgifter som behandlas i barn- och skolförvaltningen. Den som är ansvarig för att dina personuppgifter hanteras enligt dataskyddslagstiftningen är alltså den nämnd som hanterar ditt ärende. Om du har frågor om hur dina personuppgifter behandlas kontaktar du respektive förvaltning.
Kontaktuppgifter till förvaltningarna i Lunds kommun
Dataskyddsombud
Namn: Security Solution Scandinavia AB
dso@securitysolution.se
Klagomål
Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna. Är du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du Lunds kommuns dataskyddsombud, se kontaktuppgifter i stycket här ovanför.
Om du fortfarande inte är nöjd med hur Lunds kommun behandlar dina personuppgifter har du rätt att skicka ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Uppdaterad:
Hjälpte informationen på denna sida dig?