SkånEarkiv – ett framgångsrikt samarbete inom e-arkiv

SkånEarkiv är ett av landets största samarbeten kring e-arkiv. Lunds kommun är värdkommun för en samverkan som utgörs av cirka 25 kommuner och ett kommunalförbund. Med ett stort fokus på leveransarbete, ändamålsenliga och kraftfulla verktyg samt en utvecklad samarbetskultur har SkånEarkiv på kort tid lyckats skapa stor nytta inom den digitala informationshanteringen.

Den bärande idén med verksamheten är att skapa så stor effekt som möjligt för de deltagande kommunerna. De kommuner som ingår i samarbetet ska inte behöva tillföra egna tekniska eller projektledande resurser vid leveranser till e-arkivet, utan det arbetet leds av en förvaltningsorganisation med placering i Lund. Detta helhetsansvar för samordning och tekniskt genomförande gör den här samverkansformen mycket effektiv.

Fokus på resultat – inte formalia

SkånEarkiv har utvecklat ett arbetssätt med verktyg som ger oss möjlighet att arbeta självständigt i samtliga steg av leveranserna, utan att vara beroende av konsulttjänster från en e-arkivleverantör. Verksamheten fokuserar på resultat med en stark drivkraft att se till att information verkligen blir arkiverad. Förutom att säkra informationen för framtiden kan vi bidra till att kommunerna undviker onödiga licenskostnader för system som istället kan arkiveras. Vi arbetar aktivt med att skapa förutsättningar för våra kommuner att skapa automatiska tjänster för utlämnande av allmänna handlingar.

Samarbete för framgångsrika leveranser

SkånEarkiv har byggt en välfungerande organisation som ger plats för samarbete och snabba beslutsvägar. Tillsammans skapar vi de bästa förutsättningarna för att lyckas i leveransarbetet – både när det gäller tekniska frågor och frågor rörande informationshantering. Verksamheten har idag sex anställda, som hanterar den digitala arkiveringen för nästan sex procent av Sveriges befolkning. Verksamheten har stor nytta av att det är många kommuner som kan dela erfarenheter, både i digitala nätverk och på fysiska träffar.

Organisation

SkånEarkiv är en e-arkivsamverkan som regleras genom ett samverkansavtal. Varje kommun äger sin information även efter att den har levererats till e-arkivet. Lunds kommun ansvarar för förvaltning och drift av e-arkivet.

I förvaltningsorganisationen med placering i Lund finns tre arkivarier och tre systemutvecklare, som tillsammans arbetar med att leda och genomföra leveransarbetet. Samverkansrådet utgörs av kanslichefer i samverkanskommunerna. De står för beslutsfattande, bland annat rörande ekonomi och leveransplanering.

Nationellt e-arkivnätverk

SkånEarkiv driver sedan 2021 ett nationellt nätverk särskilt inriktat på e-arkivfrågor inom kommunal sektor. Nätverket är ett uppskattat forum för erfarenhetsutbyte i e-arkivfrågan. Lunds kommun bjuder regelbundet in till digitala nätverksträffar där vi lyssnar på gästföreläsare och diskuterar aktuella ämnen. Utöver detta finns en samverkansyta i Teams där vi har ytterligare möjligheter att komma i kontakt med varandra och ställa frågor. Kontakta oss om du är intresserad av att gå med i nätverket.