SkånEarkiv – ett gemensamt elektroniskt arkiv
SkånEarkiv är en samverkan mellan 16 skånska kommuner för att införa ett gemensamt elektroniskt arkiv. Lunds kommun är drivande och förvaltande organisation.
SkånEarkiv är ett av de största samarbetena kring e-arkiv i landet. En upphandling gjordes under våren 2020 och följdes av ett införandeprojekt med pilotleveranser.
SkånEarkivs högsta beslutande organ, Samverkansrådet, har antagit en plan för det fortsatta arbetet. I planen finns en prioriteringsordning för de 12 verksamhetssystem som är aktuella att e-arkivera under de kommande åren.
Deltagande kommuner
I projektet ingår följande kommuner: Lund (värdkommun), Bjuv, Hörby, Klippan, Landskrona, Perstorp, Simrishamn, Sjöbo, Tomelilla, Ystad, Åstorp, Ängelholm, Örkelljunga, Svedala, Skurup och Trelleborg.
Förberedelse för en alltmer digital värld
E-arkivet drivs av en förvaltningsorganisation som finns i Lunds kommun. Intresset för projektet är stort och man ser det som en viktig del i att förbereda kommunerna på en alltmer digital värld. Förhoppningarna är att e-arkivet ska kunna öka tillgängligheten för offentlig information, skapa struktur samt innebära besparingar för de kommuner som valt att ansluta sig. I dag lever vi i en värld där kraven på snabb information är höga, och man behöver på ett hållbart och beständigt sätt se till att dessa krav tillgodoses. Med hjälp av ett e-arkiv tar man sig ett steg närmare detta mål.
Enligt Samverkansavtalet ska Samverkansrådet besluta om ”prioritering av system/informationspaket för leverans till e-Arkivet”.
SkånEarkiv har skapat ett förslag till leveransplan för beslut av Samverkansrådet. De överväganden
som varit vägledande för prioriteringarna i leveransplanen är den uppskattade verksamhetsnyttan,
men även att alla kommuner så snabbt som möjligt ska få genomföra en eller flera leveranser. Vi har också valt att föreslå att vi börjar med skarpa leveranser av systemen som valdes ut för pilotleverans, något som känns naturligt och verksamhetsmässigt rationellt.
Vi valt att föreslå att vi ska börja med de fyra verksamhetssystem som vi har i Lund; W3D3, Procapita, PMO och Capella. Det är ett medvetet val som motiveras med att det kommer att underlätta utvecklandet av vår leveransprocess. Att kunna börja arbetet med system som vi enkelt kan få tillgång till är en fördel som vi vill skapa i inledningen av arbetet med att bygga e-arkivet. Det är samma tankesätt som styrde att vi valde att genomföra två pilotleveranser från Lunds kommun.
Redan efter leverans av tre system har alla kommuner fått genomföra en leverans, och om
förslaget till leveransplan antas av Samverkansrådet innebär det en så jämn fördelning
som vi kan skapa.
Capella benämns LPS Matriklar i Lund.
Bjuv | Hörby | Klippan | Landskrona | |
|---|---|---|---|---|
1. W3D3 | X | |||
2. Procapita/ Lifecare (återkommande) | X | X | ||
3. PMO | X | X | X | X |
4. Capella | X | X | X | X |
5. Evolution | ||||
6. Treserva VoO | ||||
7. Procapita/ 8. Lifecare IFO | X | X | X | |
9. Treserva IFO | ||||
10. Extens | X | X | ||
11. Procapita BoU/Tieto Education | X | X | ||
12. Magna Cura | ||||
13. Platina Ärendehantering | X | |||
14. Ciceron Ärendehantering | X | |||
15. Ephorte Ärendehantering | X | |||
Summa | 6 | 6 | 4 | 5 |
Lund | Perstorp | Simrishamn | |
|---|---|---|---|
1. W3D3 | X | ||
2. Procapita/ Lifecare (återkommande) | X | X | X |
3. PMO | X | X | X |
4. Capella | X | X | X |
5. Evolution | X | X | |
6. Treserva VoO | |||
7. Procapita/ 8. Lifecare IFO | X | X | |
9. Treserva IFO | X | ||
10. Extens | X | ||
11. Procapita BoU/Tieto Education | X | X | |
12. Magna Cura | |||
13. Platina Ärendehantering | |||
14. Ciceron Ärendehantering | |||
15. Ephorte Ärendehantering | |||
Summa | 6 | 6 | 6 |
Sjöbo | Skurup | Svedala | Trelleborg | Tomelilla | |
|---|---|---|---|---|---|
1. W3D3 | X | X | |||
2. Procapita/ Lifecare (återkommande) | X | X | X | ||
3. PMO | X | X | X | X | X |
4. Capella | X | ||||
5. Evolution | X | X | |||
6. Treserva VoO | X | ||||
7. Procapita/ 8. Lifecare IFO | X | X | X | ||
9. Treserva IFO | X | X | |||
10. Extens | X | X | X | X | |
11. Procapita BoU/Tieto Education | X | X | |||
12. Magna Cura | X | X | |||
13. Platina Ärendehantering | |||||
14. Ciceron Ärendehantering | X | ||||
15. Ephorte Ärendehantering | |||||
Summa | 6 | 5 | 5 | 6 | 5 |
Ystad | Åstorp | Ängelholm | Örkelljunga | |
|---|---|---|---|---|
1. W3D3 | X | |||
2. Procapita/ Lifecare (återkommande) | X | X | X | |
3. PMO | X | X | X | X |
4. Capella | X | X | ||
5. Evolution | X | X | ||
6. Treserva VoO | X | |||
7. Procapita/ 8. Lifecare IFO | X | X | X | |
9. Treserva IFO | X | |||
10. Extens | X | |||
11. Procapita BoU/Tieto Education | X | X | X | |
12. Magna Cura | ||||
13. Platina Ärendehantering | ||||
14. Ciceron Ärendehantering | ||||
15. Ephorte Ärendehantering | ||||
Summa | 5 | 5 | 6 | 5 |
SkånEarkiv är nu igång med att leverera in material till det gemensamma e-arkivet. Under hösten 2020 har bevarandehandlingar levererats in från W3D3 och Pro Capita vård och omsorg från ett antal kommuner i vårt samverkansprojekt. Läs gärna mer om SkånEarkivs planerade arbete under 2021 i vår verksamhetsplan.
Uppdaterad:
Hjälpte informationen på denna sida dig?