Så här använder du boknings- och bidragssystem

Under hösten 2023 och början på 2024 går vi över till ett nytt system för att boka idrottshallar, idrottsplatser, gymnastiksalar, scener och lokaler. I det nya systemet kommer du också kunna söka bidrag och rapportera närvaro.

En datorskärm som visar en kalender. Datorn står på ett skrivbord bredvid en lampa..

Inloggning till boknings- och bidragssystemet, Rbok

Idrottshallar, idrottsplatser och gymnastiksalar är de första anläggningarna som du kan boka i det nya systemet. Scener och andra lokaler kommer du kunna boka framöver i systemet.

Från den 1 januari 2024 kan du även söka bidrag. Tänk på att föreningen först behöver vara registrerad i föreningskatalogen.

Föreningar behöver skapa profil

En representant från föreningen behöver logga in i Rbok och skapa en privat profil i systemet. Registreringen behöver göras av en från föreningen godkänd person, så som kanslist eller ordförande.
Inne i systemet (genom den privata profilen) ansöker du som representant om att registrera din förening i Rbok. När vi har godkänt ansökan blir du automatisk administratör för föreningen och du kan byta från din privata profil till föreningens profil.
Väl inne som administratör kan du administrera föreningens uppgifter, och lägga till fler användare som ska ha tillgång till föreningens profil.

Detaljerade instruktioner om hur du registrerar din förening i Rbok hittar du i filmerna här längre ner på sidan.

Viktiga datum

December: Nuvarande bidragssystem, FRI stängs ner.
1 januari 2024: Rbok öppnar upp för bidragsansökningar.

Instruktioner inloggning i Rbok som förening

En kort instruktionsfilm som visar hur du loggar in och hittar i Rbok

Gå in på lund.rbok.se
Logga in med ditt bank-id. Följ de steg som står angivna på sidan för att slutföra din inloggning.
Du har nu skapat en privatpersonkund.
Gå till profilikonen längst uppe till höger. Välj Inställningar och ange telefonnummer och e-post adress. Välj Spara.

Ansök om att bli kund och registrera din förening i Rbok

När du har skapat en privatpersonkund i Rbok kan du registrera din förening.

Väl inloggad i Rbok som privatpersonkund, gå till Registrera förening på startsidan.
Välj Ny ansökning. Fyll i alla fält med en röd asterisk. Var noga med att fylla i rätt kundtyp då det inte går att ändra i efterhand.
Godkänn reglerna och välj Skicka in.

När ditt ärende uppdateras och byter status, så som om komplettering krävs till din ansökan eller om den är godkänd, får du meddelande i din inkorg i Rbok, samt till den e-post adress som du tidigare angett under Inställningar när du skapade din privatpersonprofil.

När vi har godkänt din ansökan kan du logga in som din förening i stället för privatperson nästa gång du loggar in. Du som skickade in ansökan för föreningens vägnar blir automatisk administratör för föreningen när ansökan godkänns.

Bra att veta: Instruktionsfilmer finns i Rbok under respektive funktion när du har loggat in i systemet. Väl inloggad, hittar du filmerna när du klickar på den orangea cirkeln med vita pilen längst uppe till höger.

Logga in i Rbok som förening

När din ansökan om att registrera din förening i Rbok har blivit godkänd, har du tillgång till systemet med föreningens profil. Du som gjorde ansökningen är nu administratör och kan administrera föreningen och lägga till fler användare och deras roller. Som administratör har du högst redigeringsrättighet. Du kan lägga till fler användare, med andra roller som du själv bestämmer redigeringsrättigheter för. Lägg till minst en användare till med administratörsroll för säkerhetsskull. Följ instruktionsfilmerna nedan på sidan för att lägga till användare och roller.

Gå in på lund.rbok.se
för att komma till Rbok.
Logga in i Rbok som din förening med att välja din föreningsprofil.
Observera att om du redan är inloggad som privatperson måste du logga ut för att sedan kunna logga in med din föreningsprofil.
För att administrera uppgifterna för föreningen, gå till Administrera och Kunduppgifter längst ner i menyn till vänster.

Här kan du till exempel lägga till antal medlemmar i föreningen, föreningens logotyp, samt beskrivning av er verksamhet.

Viktigt! Fyll noga i alla fält med en röd asterisk. Glöm inte att välja Spara och godkänn kunduppgifter längst ner.

Bygg föreningsstruktur

Nu när du har administrerat dina föreningsuppgifter, är det dags att lägga in föreningens medlemmar och bygga föreningsstruktur. En föreningsstruktur består av sektioner som innehåller olika grupper.

I samband med att Rbok öppnar upp för bidragsansökningar i början på 2024, kommer föreningar kunna närvarorapportera direkt i systemet. Föreningar kan även välja att importera sin närvarorapportering till Rbok från ett externt närvarorapporteringssystem. Mer information om hur föreningar närvarorapporterar direkt i Rbok kommer inom kort.

Föreningar som ska närvarorapportera direkt i Rbok måste lägga till grupper och sina medlemmar. Följ instruktionsfilmerna här på sidan för att lägga till medlemmar och grupper och bygga din föreningsstruktur.

Viktigt: Föreningsstrukturen är det som utgör grunden för ett bra användande av Rbok. Strukturen kopplas till föreningens närvarorapportering. Se därför till att noga lägga till sektioner och grupper för att bygga en bra föreningsstruktur.

Vill du som förening ta det av information och nyheter kopplat till införandet, kan du skicka din mejladress till:
E-post: projektbob@lund.se
Vi skickar ut BoB-nytt för att informera om bland annat deadlines och utbildningar.

Privatpersoner som vill boka en anläggning

Du har möjlighet att boka våra anläggningar, för enstaka tillfällen eller stående bokning. För att boka behöver du logga in och registrera dig.

Instruktioner inloggning i Rbok som privatperson

För att registrera dig som privatperson i Rbok gör du så här:

Gå till lund.rbok.se
Logga in med bank-id.
Gå till profilikonen och Inställningar.
Ange ditt telefonnummer och e-post adress. Välj Spara.
För att kunna göra bokningar i Rbok måste du administrera dina kunduppgifter. Gå till Administrera och Kunduppgifter. Kunduppgifter hämtar Rbok från Skatteverket. Du behöver säkerställa att uppgifterna stämmer. Är uppgifterna korrekta, välj Spara och godkänn kunduppgifter.

Du har nu skapat en privatpersonprofil i Rbok och kan boka anläggningar.