Behandling av personuppgifter inom barn- och skolnämnden

Här hittar du information om barn- och skolnämndens behandling av personuppgifter, uppdelat på de olika verksamhetsområdena.

Informationen på denna sida är uppdelad i två delar; den första riktar sig till dig som är elev på en skola i Lunds kommun medan den andra delen riktar sig till dig är vårdnadshavare eller av andra skäl vill veta mer om hur behandlingen av personuppgifter inom barn- och skolnämndens verksamheter sker. Om du har frågor eller vill veta mer om hur dina personuppgifter behandlas kan du kontakta barn- och skolförvaltningen

Kontaktuppgifter och mer information om barn- och skolförvaltningen

Till dig som är elev på en skola i Lunds kommun

Barn- och skolnämnden (det är nämnden som bestämmer över din skola) är skyldiga att vara väldigt noga med dina personuppgifter. Personuppgifter är all information som handlar om just dig: till exempel ditt namn, ditt personnummer, din adress, om du har en allergi, vilka betyg du får och bilder du är med på.

Barn- och skolnämnden följer en viktig lag som heter dataskyddsförordningen, också kallad GDPR. Den säger att nämnden bara får spara och använda Informationen om dig och dina personuppgifter när det behövs. Vi har hårda krav på oss att skydda dina personuppgifter, precis som en bank som skyddar någons pengar.

Du har rätt att veta i vilka sammanhang barn- och skolnämnden behandlar dina personuppgifter. Här nedanför kan du läsa mer om de viktigaste områdena där vi vet om, hanterar och sparar dina personuppgifter.

Lärande och trygghet

I skolan använder vi dina uppgifter för att du ska lära dig, få rätt stöd och känna dig trygg. Vi behöver veta och hantera dina personuppgifter för att kunna:

• Hjälpa dig hit: Vi fixar din skolplacering och ser till att du får skolskjuts om du har rätt till det.
• Bedriva undervisning och berätta för dina vårdnadshavare/föräldrar hur det går för dig: Vi använder digitala verktyg som Unikum och Google Workspace för att lärare ska kunna planera och genomföra undervisningen och dokumentera hur det går för dig i skolan. I Unikum gör vi även utskick till dina vårdnadshavare/föräldrar och dokumenterar från utvecklingssamtalen.
• Hålla reda på ditt schema och om du är här (närvaro) eller inte (frånvaro).
• Ge dig betyg: Vi använder din information när vi ska bedöma dina kunskaper och sätta betyg. Det är ett viktigt beslut!
• Ge dig de saker som behövs: Vi hanterar din skoldator och dina digitala läromedel, och ditt elevskåp om du har något.
• Ge dig modersmålsundervisning: Om du har ett annat modersmål än svenska registrerar vi detta för att ge dig rätt modersmålsundervisning.

Om något känns fel eller om du behöver särskild hjälp, använder vi dina personuppgifter för att:

• Ge stöd: Vi utreder om du behöver extra anpassningar eller särskilt stöd för att nå kunskapsmålen i skolan. Vi har även ett system som heter Röda tråden där vi kan titta på många uppgifter samtidigt för att ge så bra stöd som möjligt. Det systemet har vi för att vi vill att alla elever i Lunds grundskolor ska komma in på gymnasiet.
• Hjälpa dig må bra: Vår elevhälsa, som till exempel skolsköterska och kurator, använder din information för att hjälpa dig med din hälsa. Känsliga uppgifter om din hälsa sparas i säkra system som Prorenata Journal.
• Stoppa mobbning: Vi hanterar, om det är aktuellt, dina uppgifter i Prorenata Journal för att utreda och stoppa diskriminering och kränkande behandling.
• Specialmat: Vi sparar information om dina allergier eller om du behöver specialkost.

Viktigast av allt: Dina Rättigheter

Det är dina uppgifter och du bestämmer! Eftersom vi är en myndighet (kommunen) har vi ofta en skyldighet att spara din information. Men du har alltid rätt att veta hur vi använder din information och vad vi sparar.

• Du får fråga: Du har rätt att fråga oss och få veta vilka uppgifter vi har sparat om dig (det kallas registerutdrag).
• Rätt att rätta: Om vi har skrivit fel om dig – säg till! Du har rätt att få felaktiga uppgifter rättade.
• Säg ifrån: Du har rätt att klaga till oss om du tycker att vi har gjort fel. Du kan också klaga till en myndighet som heter IMY, Integritetsskyddsmyndigheten.

Du kan hjälpa till att skydda dina och andras personuppgifter genom att vara noga med att inte sprida dina lösenord och inloggningsuppgifter till andra, och inte sprida personuppgifter om andra på nätet.

Om du eller dina vårdnadshavare/föräldrar har frågor om dina personuppgifter, kan ni alltid prata med skolans personal, förvaltningens dataskyddssamordnare eller kontakta vårt dataskyddsombud. De är experter på det här.
Behandling av personuppgifter i Lunds kommun

Till dig som är vårdnadshavare i Lunds kommun

Det är barn- och skolnämnden som är personuppgiftsansvarig för alla personuppgifter som behandlas inom nämndens olika verksamheter. Nämndens uppdrag omfattar förskola, förskoleklass, grundskola, anpassad grundskola och fritidshem. I nämndens ansvar ingår även att driva och samordna Naturskolan, hantera skolskjuts och lovskola, samt ansvara för det kommunala aktivitetsansvaret (KAA) och tillsyn av vissa fristående verksamheter.

Som personuppgiftsansvarig är barn- och skolnämnden skyldig att hantera personuppgifter på ett säkert och transparent sätt i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Ditt barns och dina personuppgifter får endast behandlas för att uppfylla nämndens lagstadgade uppdrag. Den rättsliga grunden för i princip all behandling är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Du ska veta i vilka sammanhang nämnden behandlar ditt barns och dina personuppgifter. Nedan listas de viktigaste processerna, systemen och ändamålen där barn- och skolförvaltningen behandlar personuppgifter, inom respektive verksamhetsområde.

Förskola

Inom förskolan är behandling av personuppgifter nödvändig för att bedriva den pedagogiska verksamheten och för att säkerställa en trygg och säker vardag för ditt barn. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifterna är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Omsorg, lärande och administration

Förvaltningen behandlar personuppgifter för att organisera och bedriva den pedagogiska verksamheten, bland annat i barn- och elevregistret Edlevo och lärplattformen Unikum. Förvaltningen hanterar schema och närvaro samt dokumenterar och kommunicerar ditt barns utveckling och lärande genom pedagogisk dokumentation, utvecklingssamtal och utskick till dig som vårdnadshavare.

Inom administrationen behandlas personuppgifter för att hantera förskoleplaceringar, transport under skoldagen samt fakturera, vilket inkluderar jämförelse av inkomster för att fastställa rätt barnomsorgsavgift. Förvaltningen genomför även uppsökande verksamhet för vissa barngrupper som inte är placerade i förskola.

Trygghet och stöd

För att garantera trygghet och säkerhet i förskolan behandlar förvaltningen personuppgifter för att ge anpassningar och särskilt stöd till barn i förskola, motverka diskriminering och kränkande behandling, samt hantera information om allergier och specialkost. Förvaltningen hanterar även personuppgifter i egenvårdsplaner samt i rapporter gällande tillbud och olycksfall.

Grundskola och anpassad grundskola

För att kunna uppfylla de skyldigheter som följer av skolförfattningarna är det nödvändigt att behandla personuppgifter inom grundskola och anpassad grundskola. Det är också nödvändigt att behandla personuppgifter för att kunna fullfölja myndighetsutövandet, till exempel för betygssättning.

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Administration och utbildning

Behandling av personuppgifter är nödvändig för bland annat för att:

• Administrera skolplaceringar. Detta innefattar bland annat att hantera ansökningar och fatta beslut om mottagande och antagning till skolan. Förvaltningen administrerar även skolskjuts för de elever som har behov av det.
• Bedriva utbildning. Avser verksamhet som innefattar undervisning och andra aktiviteter där barn deltar. Att bedriva utbildning inbegriper bland annat att planera och genomföra lektioner och prov, att upprätta individuell studieplaner, hålla utvecklingssamtal, anordna praktikplatser, delta i kulturarrangemang och på friluftsdagar. Förvaltningen använder bland annat i barn- och elevregistret Edlevo, lärplattformen Unikum och Google Workspace for Education för att planera och genomföra undervisningen. I dessa systemstöd dokumenterar och kommunicerar även förvaltningen kring elevens utveckling och lärande genom pedagogisk dokumentation, utvecklingssamtal och utskick till vårdnadshavare.
• Hantering av schema, närvaro/frånvaro och ledighetsansökan.
• Hantering av hårdvara (elevdator) och digitala lärresurser. För de elever som deltar i modersmålsundervisning registreras modersmål.

Trygghet och elevstöd

För att garantera en trygg skolmiljö och ge rätt stöd behandlar förvaltningen personuppgifter för att:

• Utreda och åtgärda behov av extra anpassningar och särskilt stöd, vilket görs i Unikum och Prorenata Journal. För stödinsatser har förvaltningen även ett digitalt uppföljningsverktyg som kallas Röda tråden. Röda tråden gör det möjligt för skolledare och förvaltning att samköra information om elever från olika system för en systematisk uppföljning och analys av elevers måluppfyllelse. Syftet är att följa utveckling, identifiera behov av stöd och planera rätt insatser i rätt tid; på grupp-, klass-, enhets- och huvudmannanivå, med målet att alla elever ska nå gymnasiebehörighet.
• Erbjuda mottagande i anpassad grundskola (inklusive utredning, bedömning och beslut om mottagande).
• Erbjuda elevhälsa, det vill säga medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser.
• Anmäla och utreda kränkande behandling samt dokumentera disciplinära åtgärder.
• Hantera allergier och specialkost samt dokumentera egenvårdsplaner.
• Rapportera tillbud och olycksfall.

Specifikt kring skolplikt

I Sverige gäller skolplikt från och med höstterminen det år ett barn fyller sex år. Skolplikten innebär att alla barn har rätt och skyldighet att gå i skolan. Det är kommunen som ansvarar för att detta sker och för att kunna uppfylla detta ansvar behöver vi behandla personuppgifter om både elever och vårdnadshavare. De personuppgifter som behandlas kan till exempel vara namn, personnummer, adress, kontaktuppgifter, skolplacering och närvarostatistik. Syftet med behandlingen är att säkerställa att alla barn får en skolplats, att följa upp närvaro och frånvaro samt att möjliggöra kommunikation med vårdnadshavare. Behandlingen sker också för att uppfylla de krav som ställs enligt skollagen och annan relevant lagstiftning. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Specifikt kring elevhälsa

Elevhälsa tillhandahålls på grundskolenivå. Elevhälsan omfattar dels medicinska insatser, dels andra elevvårdande insatser, det vill säga psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. I arbetet med medicinska insatser ingår bland annat att erbjuda hälsobesök som innefattar allmänna hälsokontroller och enklare hälso- och sjukvårdsinsatser samt ge dig som elev stöd och rådgivning. I arbetet med elevvårdande insatser ingår bland annat genomföra psykologiska/psykosociala/specialpedagogiska utredningar, bedömningar och kartläggningar samt genomföra stödsamtal med elev och vårdnadshavare. För att kommunen ska kunna uppfylla den lagstadgade skyldigheten att tillhandahålla elevhälsa är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Fritidshem

Förvaltningen erbjuder fritidshem för elever som har vårdnadshavare som arbetar eller studerar på heltid och har behov av omsorg utöver skoltid. För att kunna bedriva fritidshem är det nödvändigt att behandla personuppgifter, till exempel för:

• Schemaläggning och resursplanering
• Registrering av närvaro och frånvaro
• Pedagogisk planering
• Information till och kommunikation med vårdnadshavare
• Hantering av specialkost
• Aktiviteter utanför enheten
• Fakturering av fritidshemsavgift

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Dina rättigheter

Som registrerad har du flera rättigheter enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Exempelvis har du rätt att veta hur vi som kommun hanterar dina personuppgifter. Vilka övriga rättigheter som gäller beror på den rättsliga grunden med behandlingen.

Behandling av personuppgifter