Så här använder du boknings- och bidragssystem

Från och med hösten 2023 infördes Rbok som Lund kommuns nya boknings- och bidragssystem. Med Rbok får du tillgång till en användarvänlig plattform som förenklar processen att boka anläggningar, rapportera närvaro och samtidigt söka stöd och bidrag. På denna sida hittar du alla information du behöver för att komma igång och dra nytta av alla tjänster som erbjuds genom denna nya plattform.

En datorskärm som visar en kalender. Datorn står på ett skrivbord bredvid en lampa..

Inloggning till boknings- och bidragssystemet, Rbok

För att kunna använda alla funktioner som finns i Rbok behöver du först registrera dig och skapa en profil. Du kan skapa en profil för dig, din förening eller ditt företag.
I Rbok kan du till exempel:

boka idrottshallar, idrottsplatser och gymnastiksalar
vara med i föreningskatalogen
ansöka om att bli bidragsberättigad
ansöka om stöd och bidrag

Här finns alla den information du behöver för att komma igång.

Skapa en profil som privatperson

För att registrera dig som privatperson i Rbok gör du så här:

Gå till lund.rbok.se
Logga in med bank-id.
Gå till profilikonen och INSTÄLLNINGAR
Ange ditt telefonnummer och e-post adress. Välj SPARA.
För att kunna göra bokningar eller söka bidrag i Rbok måste du administrera dina kunduppgifter. Gå till ADMINISTRERAR och KUNDUPPGIFTER. Kunduppgifter hämtar Rbok från Skatteverket. Du behöver säkerställa att uppgifterna stämmer. Är uppgifterna korrekta, välj SPARA och GODKÄNN KUNDUPPGIFTER.

Du har nu skapat en privatpersonprofil i Rbok och kan boka anläggningar. För att söka bidrag måste du ansöka om att bli bidragsberättigad.

Skapa en profil som förening eller företag

När du har skapat en privatpersonkund i Rbok kan du registrera ditt företag eller förening.

Väl inloggad i Rbok som privatpersonkund, gå till registrerar förening, företag på startsidan.
Välj NY ANSÖKNING. Fyll i alla fält med en röd asterisk. Var noga med att fylla i rätt kundtyp då det inte går att ändra i efterhand.
Godkänn reglerna och välj Skicka in.

När ditt ärende uppdateras och byter status, så som om komplettering krävs till din ansökan eller om den är godkänd, får du meddelande i din inkorg i Rbok, samt till den e-post adress som du tidigare angett under inställningar när du skapade din privatpersonprofil.

När din ansökan är godkänd, kan du logga in och välja vilken profil du vill arbeta med i detta fall förening eller företag. Du som skickade in ansökan för företaget eller föreningen blir automatiskt administratör när ansökan godkänns. Därifrån kan du hantera företagets eller föreningens information och lägga till fler användare som ska ha åtkomst till profilen. När din föreningens eller företagsprofil är klart, du har möjlighet att börja boka våra anläggningar. Vill du söka stöd eller bidrag så måste du ansöka om att bli bidragsberättigad.

Bra att veta

Instruktionsfilmer finns i Rbok under respektive funktion när du har loggat in i systemet. Väl inloggad, hittar du filmerna när du klickar på den orangea cirkeln med vita pilen längst uppe till höger.

Bygg föreningsstruktur

Nu när du har administrerat dina föreningsuppgifter, är det dags att lägga in föreningens medlemmar och bygga föreningsstruktur. En föreningsstruktur består av sektioner som innehåller olika grupper så som styrelsen och administratörer. Välj gärna minst 2 administratörer.
I Rbok kan föreningar närvarorapportera direkt i systemet. Föreningar kan även välja att importera sin närvarorapportering till Rbok från ett externt system så som SportAdmin, Svenska Lag.
Föreningar som ska rapportera närvaro direkt i Rbok måste lägga till grupper och sina medlemmar. Följ instruktionsfilmerna på sidan för att lägga till medlemmar och grupper samt för att bygga upp din föreningsstruktur.

Viktigt:

Föreningsstrukturen är det som utgör grunden för ett bra användande av Rbok. Strukturen kopplas till föreningens närvarorapportering. Se därför till att noga lägga till sektioner och grupper för att bygga en bra föreningsstruktur.

Ansök om att bli bidragsberättigad

För att kunna söka våra bidrag och stöd måste du, din förening eller företag ansöka om att bli bidragsberättigad. I ansökan försäkrar du att dina, föreningens eller företagets uppgifter och handlingar i Rbok är uppdaterade och aktuella.

Här är en lista över den information som måste vara aktuell i din profil och de dokument som vi förväntar oss att du laddar upp tillsammans med din ansökan.

Information i R-bok profil:

Fakturaadress
Bankuppgifter
Månad för årsmöte
Administratörer
Styrelsemedlemmar

Dokument som ska laddas upp i Rbok:

Årsmötesprotokoll
Revisionsberättelse (signerad)
Verksamhetsberättelse
Stadgar
Årsbokslut

Är du en enskild firma, då ska du istället bifoga en NE bilaga från Skatteverket. Har du en annan företagsform så är det en signerad årsredovisning, verksamhetsberättelse och underlag med styrelsemedlemmar, samt revisor.

Berättigad att söka bidrag - Ansökan för förening

Berättigad att söka bidrag - Ansökan för företag, privatperson

Viktigt:

När ansökan är godkänd så kommer den vara giltig under 13 månader, vill du söka bidrag igen hos oss, då måste du söka igen om att bli bidragsberättigad.