Så styrs Lunds kommun

Kommunfullmäktige är kommunens högsta politiska organ. Fullmäktiges ansvar är att styra kommunkoncernens verksamhet med utgångspunkt i gällande lagar, förordningar och annan statlig styrning. Kommunfullmäktige beslutar om vision och förhållningssätt samt prioriterade mål och särskilda uppdrag.

Styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten

Sättet vi styr och leder på ska säkerställa att vi använder våra resurser på ett effektivt sätt och tillhandahåller tjänster med hög kvalitet. Lunds styrmodell kan liknas vid ett hus – med tak, stomme och grund. Alla delar hänger samman och behövs för att få en fungerande styrning.

Vision och förhållningssätt utgör taket

Lund skapar framtiden med kunskap, innovation och öppenhet tillsammans med förhållningssätten Lyssna, Lära och Leda. Stommen i Lunds styrmodell består av de tre parametrarna ekonomistyrning, målstyrning och kvalitetsstyrning. Dessa följs upp genom ett antal rapporter såsom delårsrapporter, årsanalyser och kvalitetsrapport.

Ekonomistyrning

Ekonomistyrning utgörs av ramar och en resursfördelningsmodell där kommunens finansiella mål formuleras. Det är kommunfullmäktige som fattar beslut om hur resurserna ska fördelas inom kommunen. Resursfördelningsmodellen är en princip för hur förvaltningarnas budgetar ska räknas upp utifrån volymförändringar. Genom budgeten omsätts de politiska prioriteringarna till ramar för de olika nämndernas verksamhet. I verksamhetsplaner och internbudgetar anger nämnderna hur de ska fullgöra sin verksamhet och uppfylla målen under det kommande året. Nämnderna har ett ansvar att hantera förändringar inom ram.

Målstyrning

Lunds målstyrning beskriver kommunens målhierarki, det vill säga på vilken nivå i organisationen som olika typer av mål fastställs. I Lund använder vi en horisontell styrning där varje nivå i organisationen skapar sina egna mål utifrån den inriktning som satts av nivån ”ovanför”. Kommunfullmäktige fastställer mål. Kommunfullmäktige fastställer också kommunövergripande program och planer som innehåller mål som nämnderna ska arbeta med. Kommunfullmäktige har även möjlighet att ge särskilda uppdrag direkt till en nämnd eller styrelse. Nämnder och styrelser beslutar om sina utvecklingsmål i sina verksamhetsplaner och definierar själva vilka områden de vill prioritera för utveckling. Nämnderna ska förhålla sig till de gemensamma målen och besluta om utvecklingsmål som ska bidra till den gemensamma utvecklingen.

Kvalitetstyrning

Kvalitetsstyrning utgår från politiska mål, från krav enligt speciallagstiftning samt från den självklara utgångspunkten att sätta de som kommunen är till för i centrum. Kvalitetsstyrningen styr och följer framför allt verksamheternas basuppdrag som i sin tur styrs av kommunens reglementen samt lagar och förordningar. Reglementena innehåller både gemensamma bestämmelser som gäller för samtliga styrelser och nämnder samt beskriver vilket specifikt ansvar varje enskild styrelse/nämnd har. Basuppdragen följs genom uppföljning av nyckeltal och indikatorer som är kritiska för att verksamheten ska kunna leverera en god kvalitet. Dessa mäts sedan genom indikatorer som följs upp, analyseras, utvärderas och sedan används för att styra mot effektiva verksamheter med god kvalitet. Resultat och utvärderingar sammanställs i olika nationella jämförelser och kvalitetsrapporter. Varje år redovisas kommunens gemensamma resultat i en kvalitetsrapport som svarar på: Hur går det för Lund?

Fokusområden och policy

En viktig dimension i Lunds kommuns styrning är hållbarhet och hållbar utveckling. Målen och principerna för Lunds hållbara utveckling finns dels uttalade genom kommunfullmäktiges fokusområden och mål, men är också reglerat och tydliggjort via Lunds policy för Hållbar utveckling med tillhörande styrdokument. Policyn konkretiseras i kommunens program och planer, där de två kommunövergripande styrdokumenten Program för ekologisk hållbar utveckling (Lundaeko) och Program för social hållbarhet utgör de tyngsta byggstenarna.

Ledningsprocessen

Kommunens styrmodell kompletteras av en ledningsprocess som beskriver hur vi omsätter kommunens styrmodell i praktiken. Det handlar om hur vi arbetar för att sätta mål, fördela resurser i budget och hur vi följer upp hur det går.
Den kommunövergripande ledningsprocessen består av delprocesser som alla är beroende av varandra: strategiprocessen, planeringsprocessen och uppföljningsprocessen.

Strategiprocessen

Vår ledningsprocess tar tre år att följa från start till mål och inleds med strategiprocessen. Strategiprocessen syftar till att ta fram kommunövergripande planeringsförutsättningar inför Ekonomi- och verksamhetsplan för de kommande tre åren. Planeringsförutsättningarna utvecklas via en gemensam metod för framtidsspaning, kartläggning och analys av nuläge.
Strategiprocessen avslutas med ett strategiskt seminarium för samtliga nämnders presidier. Där presenteras resultaten från genomförda analyser och det ges tillfälle till dialog om mål, resultat och gemensamma utmaningar för de kommande tre åren.

Planeringsprocessen

Planeringsprocessen tar avstamp i de kommunövergripande planeringsförutsättningarna från strategiprocessen vilka nu konkretiseras ytterligare genom framtagande av ett budgetunderlag. De förtroendevalda arbetar fram förslag till Ekonomi och verksamhetsplan vilket sedan remitteras ut till samtliga nämnder inför beslut i Kommunfullmäktige.

Verksamhetsplanering

I planeringsprocessen ingår även kommunövergripande riskanalys och planering för intern kontroll. Då den kommunövergripande ekonomi- och verksamhetsplanen beslutats inleder respektive nämnd och förvaltning arbetet med nästa års verksamhetsplan med internbudget. I verksamhetsplaneringen ingår resonemang om nämndens förutsättningar, utvecklingsmål med indikatorer kopplade till kommunfullmäktiges fokusområden samt en detaljerad budget. På de flesta förvaltningar tas verksamhetsplaner även fram på avdelnings- och enhetsnivå, dessa ska dock inte beslutas av nämnd utan är förvaltningarnas verktyg för att bidra till nämndens övergripande verksamhetsplan. Vi följer upp hur det går med både verksamhet, personal och ekonomi flera gånger under året.

Genomförande och uppföljning

Uppföljningsprocessens delrapporter är viktiga styrinstrument som ger oss chans att kunna upptäcka avvikelser i tid. De är också utgångspunkt för nästa års strategiprocess och ska fånga upp signaler om till exempel bristande leverans. I uppföljningsprocessens final producerar alla nämnder en årsanalys som sen sammanfattas i kommunens gemensamma årsredovisning. Uppföljningsprocessens kommungemensamma rapporter är:

Fyra månadsrapporter per år

Alla förvaltningar rapporterar ekonomiskt resultat per februari, maj, oktober och november samt eventuella åtgärder för att bidra till en budget i balans.

Två delårsrapporter

En per den 30 april och en per den 31 augusti. De fastställs i respektive nämnd/styrelse.
Delårsrapporten per den 31 augusti fastställs även i kommunfullmäktige. Syftet med delårsrapporterna är att skapa ett redskap som snabbt fungerar som ett signalsystem för avvikelser mot nämndernas och styrelsernas verksamhetsplaner.

Rapport över det systematiska arbetsmiljöarbetet

Fastställs av respektive nämnd innan årets slut. Rapporten utgår från en enkät med ett antal frågor som samtliga förvaltningar ska fylla i för att självskatta det egna systematiska arbetsmiljöarbetet. Utifrån resultatet i enkäten tas åtgärder fram.

Granskningsrapport intern kontroll

Fastställs i respektive nämnd eller styrelse senast i januari. Rapporterna är en uppföljning av handlingsplanen för intern kontroll samt redovisning av eventuella åtgärder utifrån tidigare granskningsrapporter och hur arbetet är planerat att utvecklas framöver. Därefter görs en kommungemensam sammanställning som beslutas av kommunfullmäktige. Granskningsrapporterna granskas sedan av kommunrevisionen.

Årsanalys

En summering av året som helhet. Varje nämnd gör sin egen årsanalys, som innehåller förvaltningsberättelse med händelser av väsentlig betydelse samt målstyrning, ekonomisk redovisning med prognos samt personalredovisning. Utöver detta ingår redogörelse för arbetet med Lunds kommuns program för ekologisk hållbarhet (LundaEko II) och miljöledningssystemet samt arbetet med intern kontroll och kvalitet.

Årsredovisningen

Nämndernas årsanalyser ligger som en grund till kommunens gemensamma årsredovisning.
Årsredovisningen styrs av lagen om kommunal bokföring och redovisning som kräver att den består av förvaltningsberättelse, drift- och investeringsredovisning, resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys samt sammanställda räkenskaper för kommunens bolag och kommunalförbund. Årsredovisningen är en viktig grund för verksamheternas och hela kommunens nulägesanalys – hur det går och vad som behöver åtgärdas för att fortsätta i den riktning som beslutats. Årsredovisningen granskas av kommunrevisionen och fastställs av kommunfullmäktige.

Ägarstyrning av kommunens bolag

Kommunfullmäktige har beslutat att ett antal kommunala verksamheter ska drivas som aktiebolag. De helägda bolagen är inordnade i en aktiebolagsrättslig koncern, med Lunds Rådhus AB som moderbolag. De kommunala bolagen levererar kvalitativa välfärdstjänster och omfattar stora ekonomiska värden. Som ägare ska Lunds kommun agera ansvarsfullt och styra de kommunala aktiebolagen mot kommunfullmäktiges vision och mål, i syfte att skapa största möjliga samhällsnytta.
Ett ansvarsfullt ägande innebär:

• att vara aktiv – och drivande i aktiebolagens strategiska utveckling och långsiktiga värdeskapande,
• att agera långsiktig – och ge aktiebolagen goda förutsättningar att utveckla morgondagens välfärdstjänster, samt
• att främja en hållbar utveckling – som leder till goda förutsättningar för nuvarande och kommande generationer.

Kommunfullmäktige

Kommunfullmäktige är lagstadgad ägare av de kommunala aktiebolagen och har övergripande ansvar för all kommunal verksamhet, inklusive de kommunala bolagen.

Kommunfullmäktige utövar ägarstyrningen med ett antal styrande dokument:

• Ägarpolicy – ägarstyrning av kommunala aktiebolag i Lunds kommun, i vilken principerna för ägarstyrningen fastställs.
• Bolagsordning som tillsammans med aktiebolagslagen sätter ramarna för bolagets verksamhet. I bolagsordningen
  fastställs det kommunala ändamålet, de kommunala befogenheterna och de kommunalrättsliga principer som
  aktiebolaget har att verka under.
• Ägardirektivet är ägarens förväntningar och krav på bolaget och skapar en tydlighet med ägare och bolagsstyrelsen
  om synen på aktiebolagets framtida utveckling.
• Ett aktieägar- eller konsortialavtal är överenskommelsen mellan ägarna i delägda aktiebolag. Avtalet reglerar legala
  förhållanden och beskriver ägarnas gemensamma syn på framtida utveckling

Styrelseledamöter, ordförande och lekmannarevisorer 

Kommunfullmäktige utser styrelseledamöter i de kommunala bolagen samt ordförande och vice ordförande i förekommande fall. Kommunfullmäktiges utser även lekmannarevisorer för varje bolag. Dessa granskar aktiebolagens efterlevnad av kommunfullmäktiges styrdokument och bedömer aktiebolagens interna kontroll.
Vid frågor av större vikt eller principiell beskaffenhet ska kommunfullmäktige alltid beredas möjlighet att ta ställning innan besluten fattas.

Kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och har som sådant ett övergripande ansvar för utvecklingen av den kommunala verksamheten, inklusive de kommunala aktiebolagen och för kommunens ekonomiska ställning. I uppdraget ingår att ansvara för samordningen mellan kommunens aktiebolag och mellan aktiebolagen och kommunen. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över de kommunala bolagen och ska löpande följa upp verksamhet och ekonomi samt att hålla sig väl informerad om bolagens strategiska utvecklingsfrågor.

Lunds Rådhus AB

Lunds Rådhus AB har till uppgift att äga och förvalta aktier och att företräda Lunds kommuns strategiska och ekonomiska intresse i såväl hel- som delägda aktiebolag. Bolaget ska utveckla effektiva styrformer och samspel mellan ägare, koncernledning och dotterbolag för att utnyttja möjligheter till samordningsvinster i kommunkoncernen.
Lunds Rådhus AB är kommunstyrelsens beredande organ i ägarfrågor och ska löpande rapportera till kommunstyrelsen.

Till sidans topp