Strategiprocessen
Vår ledningsprocess tar tre år att följa från start till mål och inleds med strategiprocessen. Strategiprocessen syftar till att ta fram kommunövergripande planeringsförutsättningar inför Ekonomi- och verksamhetsplan för de kommande tre åren. Planeringsförutsättningarna utvecklas via en gemensam metod för framtidsspaning, kartläggning och analys av nuläge.
Strategiprocessen avslutas med ett strategiskt seminarium för samtliga nämnders presidier. Där presenteras resultaten från genomförda analyser och det ges tillfälle till dialog om mål, resultat och gemensamma utmaningar för de kommande tre åren.
Planeringsprocessen
Planeringsprocessen tar avstamp i de kommunövergripande planeringsförutsättningarna från strategiprocessen vilka nu konkretiseras ytterligare genom framtagande av ett budgetunderlag. De förtroendevalda arbetar fram förslag till Ekonomi och verksamhetsplan vilket sedan remitteras ut till samtliga nämnder inför beslut i Kommunfullmäktige.
Verksamhetsplanering
I planeringsprocessen ingår även kommunövergripande riskanalys och planering för intern kontroll. Då den kommunövergripande ekonomi- och verksamhetsplanen beslutats inleder respektive nämnd och förvaltning arbetet med nästa års verksamhetsplan med internbudget. I verksamhetsplaneringen ingår resonemang om nämndens förutsättningar, utvecklingsmål med indikatorer kopplade till kommunfullmäktiges fokusområden samt en detaljerad budget. På de flesta förvaltningar tas verksamhetsplaner även fram på avdelnings- och enhetsnivå, dessa ska dock inte beslutas av nämnd utan är förvaltningarnas verktyg för att bidra till nämndens övergripande verksamhetsplan. Vi följer upp hur det går med både verksamhet, personal och ekonomi flera gånger under året.
Genomförande och uppföljning
Uppföljningsprocessens delrapporter är viktiga styrinstrument som ger oss chans att kunna upptäcka avvikelser i tid. De är också utgångspunkt för nästa års strategiprocess och ska fånga upp signaler om till exempel bristande leverans. I uppföljningsprocessens final producerar alla nämnder en årsanalys som sen sammanfattas i kommunens gemensamma årsredovisning. Uppföljningsprocessens kommungemensamma rapporter är:
Fyra månadsrapporter per år
Alla förvaltningar rapporterar ekonomiskt resultat per februari, maj, oktober och november samt eventuella åtgärder för att bidra till en budget i balans.
Två delårsrapporter
En per den 30 april och en per den 31 augusti. De fastställs i respektive nämnd/styrelse.
Delårsrapporten per den 31 augusti fastställs även i kommunfullmäktige. Syftet med delårsrapporterna är att skapa ett redskap som snabbt fungerar som ett signalsystem för avvikelser mot nämndernas och styrelsernas verksamhetsplaner.
Rapport över det systematiska arbetsmiljöarbetet
Fastställs av respektive nämnd innan årets slut. Rapporten utgår från en enkät med ett antal frågor som samtliga förvaltningar ska fylla i för att självskatta det egna systematiska arbetsmiljöarbetet. Utifrån resultatet i enkäten tas åtgärder fram.
Granskningsrapport intern kontroll
Fastställs i respektive nämnd eller styrelse senast i januari. Rapporterna är en uppföljning av handlingsplanen för intern kontroll samt redovisning av eventuella åtgärder utifrån tidigare granskningsrapporter och hur arbetet är planerat att utvecklas framöver. Därefter görs en kommungemensam sammanställning som beslutas av kommunfullmäktige. Granskningsrapporterna granskas sedan av kommunrevisionen.
Årsanalys
En summering av året som helhet. Varje nämnd gör sin egen årsanalys, som innehåller förvaltningsberättelse med händelser av väsentlig betydelse samt målstyrning, ekonomisk redovisning med prognos samt personalredovisning. Utöver detta ingår redogörelse för arbetet med Lunds kommuns program för ekologisk hållbarhet (LundaEko II) och miljöledningssystemet samt arbetet med intern kontroll och kvalitet.
Årsredovisningen
Nämndernas årsanalyser ligger som en grund till kommunens gemensamma årsredovisning.
Årsredovisningen styrs av lagen om kommunal bokföring och redovisning som kräver att den består av förvaltningsberättelse, drift- och investeringsredovisning, resultaträkning, balansräkning, kassaflödesanalys samt sammanställda räkenskaper för kommunens bolag och kommunalförbund. Årsredovisningen är en viktig grund för verksamheternas och hela kommunens nulägesanalys – hur det går och vad som behöver åtgärdas för att fortsätta i den riktning som beslutats. Årsredovisningen granskas av kommunrevisionen och fastställs av kommunfullmäktige.
Ägarstyrning av kommunens bolag
Kommunfullmäktige har beslutat att ett antal kommunala verksamheter ska drivas som aktiebolag. De helägda bolagen är inordnade i en aktiebolagsrättslig koncern, med Lunds Rådhus AB som moderbolag. De kommunala bolagen levererar kvalitativa välfärdstjänster och omfattar stora ekonomiska värden. Som ägare ska Lunds kommun agera ansvarsfullt och styra de kommunala aktiebolagen mot kommunfullmäktiges vision och mål, i syfte att skapa största möjliga samhällsnytta.
Ett ansvarsfullt ägande innebär:
- att vara aktiv – och drivande i aktiebolagens strategiska utveckling och långsiktiga värdeskapande,
- att agera långsiktig – och ge aktiebolagen goda förutsättningar att utveckla morgondagens välfärdstjänster, samt
- att främja en hållbar utveckling – som leder till goda förutsättningar för nuvarande och kommande generationer.
Kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige är lagstadgad ägare av de kommunala aktiebolagen och har övergripande ansvar för all kommunal verksamhet, inklusive de kommunala bolagen.
Kommunfullmäktige utövar ägarstyrningen med ett antal styrande dokument:
- Ägarpolicy – ägarstyrning av kommunala aktiebolag i Lunds kommun, i vilken principerna för ägarstyrningen fastställs.
- Bolagsordning som tillsammans med aktiebolagslagen sätter ramarna för bolagets verksamhet. I bolagsordningen
fastställs det kommunala ändamålet, de kommunala befogenheterna och de kommunalrättsliga principer som
aktiebolaget har att verka under. - Ägardirektivet är ägarens förväntningar och krav på bolaget och skapar en tydlighet med ägare och bolagsstyrelsen
om synen på aktiebolagets framtida utveckling. - Ett aktieägar- eller konsortialavtal är överenskommelsen mellan ägarna i delägda aktiebolag. Avtalet reglerar legala
förhållanden och beskriver ägarnas gemensamma syn på framtida utveckling
Styrelseledamöter, ordförande och lekmannarevisorer
Kommunfullmäktige utser styrelseledamöter i de kommunala bolagen samt ordförande och vice ordförande i förekommande fall. Kommunfullmäktiges utser även lekmannarevisorer för varje bolag. Dessa granskar aktiebolagens efterlevnad av kommunfullmäktiges styrdokument och bedömer aktiebolagens interna kontroll.
Vid frågor av större vikt eller principiell beskaffenhet ska kommunfullmäktige alltid beredas möjlighet att ta ställning innan besluten fattas.
Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen är kommunens ledande politiska förvaltningsorgan och har som sådant ett övergripande ansvar för utvecklingen av den kommunala verksamheten, inklusive de kommunala aktiebolagen och för kommunens ekonomiska ställning. I uppdraget ingår att ansvara för samordningen mellan kommunens aktiebolag och mellan aktiebolagen och kommunen. Kommunstyrelsen har uppsiktsplikt över de kommunala bolagen och ska löpande följa upp verksamhet och ekonomi samt att hålla sig väl informerad om bolagens strategiska utvecklingsfrågor.