Program för uppföljning av privata utförare

Kommunfullmäktige ska enligt kommunallagen för varje mandatperiod anta ett program för uppföljning av privata utförare och hur allmänhetens insyn ska tillgodoses. Pro­grammet ska tillgodose att arbetet görs på ett strukturerat och likvärdigt sätt.

Programmet omfattar all den verksamhet som kommunen upphandlar av privata utförare. Programmet omfattar inte fristående skolor och förskolor då denna verksamhet regleras genom tillståndsgivning. Kraven som programmet lägger fast påverkar avtal i upphandlingar som ligger framåt i tiden. 

Kommuner får efter beslut av kommunfullmäktige lämna över vården av en kommunal angelägenhet till en juridisk person eller enskild individ. Kommunens bolag ska i tillämpliga delar också följa pro­grammet, främst vad avser allmänhetens insyn. Detta ska tillgodoses via bolagspolicyn. Programmet gäller också när upphandling för Lunds kommuns räkning görs av annan part än kommunen.

Avtal ska utformas så att verksamheten hos de privata utförarna bedrivs i enlighet med kommunens krav. Kraven ska vara tydliga, relevanta och tillräckliga. Det ska tydligt framgå hur samverkan mellan beställare och utförare ska genomföras och hur brister i verksamheten ska hanteras. Kommunens möjligheter att besluta om sanktioner eller häva ett avtal ska tydligt regleras i avtalet.

Mål

De fokusområden, mål och styrande indikatorer som kommunfullmäktige eller nämnd fastställer i ekonomi och verksamhetsplanen samt i verksamhetsplaner gäller även för privata utförare i tillämpliga delar. Kommunens övriga styrdokument ska i tillämpliga delar följas av de kommunala bolagen och de privata utförarna. Vilka delar som är tillämpliga regleras i upphandlingar och bolagspolicy.

Uppföljning

I avtal ska det säkras att utförare bistår kommunen vid uppföljning och utvärdering av verksamheter samt lämna nödvändiga uppgifter (exempelvis statistikuppgifter, tidsdata, rapporter och register) till kommunen. Utförarens skyldighet att lämna uppgifter begränsas till att omfatta sådant som inte strider mot lag eller annan författning. Undantag är företagshemligheter enligt lag och skydd för företagshemligheter. Utförare av kommunala angelägenheter ska ha en rutin för att hantera klagomål och synpunkter. På begäran ska uppgifter från klagomålshanteringen lämnas över till kommunen.
Uppföljning och kontroll av verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare ska utföras och särskilt inriktas på medborgarfokus, säkerhet och risk för ekono­miska oegentligheter.

Uppföljning görs för att

• Kontrollera att uppdraget utförs i enlighet med uppdrags­beskrivning, förfrågningsunderlag, anbud och avtal.
• Utveckla verksamheten för att skapa nya och förbättrade tjänster.

Varje nämnd som tecknar avtal ska ansvara för uppföljning och kontroll inom sitt verksamhetsområde samt att det regleras i de avtal/ uppdragsbeskrivningar som tecknas med privata utförare.

Allmänhetens insyn

Lunds kommun ska i avtal med privata utförare tillförsäkra sig information som gör det möjligt att ge allmänheten insyn i den verksamhet som lämnas över till en privat utförare. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn i hur uppdraget utförs. Informationen ska även utgöra ett underlag för medborgare att göra ett aktivt val av utförare i de fall tjänsten utförs enligt lagen för valfrihetssystem.

Utföraren ska lämna information när kommunen begär det. Informationen begränsas till att omfatta sådant som kan lämnas utan att det strider mot lag eller annan författning.

Kommunen ska redovisa resultatet av uppföljningen. Infor­mationen ska vara lättillgänglig, informativ och överskådlig. När det gäller verksamheter med medborgarval bör de privata utförarnas hemsidor hållas aktuella, så att kommunen via sin hemsida kan hänvisa till dem.