Länk till startsidan

Behandling av personuppgifter inom utbildningsförvaltningen

Här hittar du information om utbildningsförvaltningens behandling av personuppgifter, uppdelat på de olika verksamheterna.

Utbildningsförvaltningens verksamheter består bland annat av våra kommunala gymnasieskolor, anpassad gymnasieskola, kommunal vuxenutbildning samt International School of Lund Katedralskolan (ISLK). I utbildningsförvaltningens verksamhet ingår även godkännande, tillsyn och insyn av vissa fristående verksamheter i Lunds kommun samt det kommunala aktivitetsansvaret (KAA).

Personuppgiftsansvarig är utbildningsnämnden.

Kontaktuppgifter och mer information om utbildningsförvaltningen

Gymnasieskola

Inom verksamheten finns fem kommunala gymnasieskolor: Hedda Anderssongymnasiet, Katedralskolan, Polhemskolan, Gymnasieskolan Spyken och Gymnasieskolan Vipan.

Syfte med personuppgiftsbehandlingarna

Mottagande och antagning till utbildning

När du söker en utbildning en kommunal gymnasieskola i Lunds kommun, vissa fristående gymnasieskolor och kommunala gymnasieskolor i andra kommuner, behandlas dina personuppgifter av utbildningsförvaltningen. För att kunna hantera en ansökan, fatta beslut om mottagande och antagning är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Bedriva utbildning

Bedriva utbildning avser verksamhet som innefattar undervisning och andra aktiviteter där barn eller elever deltar. Att bedriva utbildning inbegriper bland annat att planera och genomföra lektioner och prov, upprätta individuell studieplan, hålla utvecklingssamtal, ge stödinsatser, anordna lärlingsutbildning och bedriva modersmålsundervisning. Det ingår även exempelvis att bedriva skolbiblioteksverksamhet och att motverka kränkande behandling.

För att kunna uppfylla de skyldigheter som följer av skolförfattningarna är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Det är också nödvändigt att behandla personuppgifter för att kunna fullfölja myndighetsutövandet, till exempel för betygssättning. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Elevhälsa

Elevhälsan omfattar dels medicinska insatser, dels andra elevvårdande insatser, det vill säga psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. I arbetet med medicinska insatser ingår bland annat att erbjuda hälsobesök som innefattar allmänna hälsokontroller och enklare hälso- och sjukvårdsinsatser samt ge dig som elev stöd och rådgivning. I arbetet med elevvårdande insatser ingår bland annat genomföra psykologiska/psykosociala/specialpedagogiska utredningar, bedömningar och kartläggningar samt genomföra stödsamtal med elev och vårdnadshavare. För att kommunen ska kunna uppfylla den lagstadgade skyldigheten att tillhandahålla elevhälsa är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Studie- och yrkesvägledning

Kommunen har en lagstadgad skyldighet att inom gymnasieskolan tillhandahålla studie- och yrkesvägledning. Verksamheten syftar till att ge elever vägledning inför val av framtida utbildnings- och yrkesverksamhet. För att studie- och yrkesvägledarna ska kunna genomföra studieplanering och vägledningssamtal med enskilda elever är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Ekonomiskt stöd

Elever kan ansöka om ekonomiskt stöd i form av resebidrag, inackorderingstillägg, bidrag till läromedel och skolmåltider. Elever kan också ansöka om stipendier och bidrag ur fonder. För att kunna hantera en ansökan och fatta beslut om ekonomiskt stöd är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Personuppgifterna samlas in från dig, och din/dina vårdnadshavare om du är minderårig. Personuppgifter samlas även in från din tidigare skola, som exempelvis skolhälsovårdsjournaler. Personuppgifter om dig skapas också under din skolgång, till exempel när material skapas under en kurs eller vid administration relaterade till din skolgång, till exempel registrering av närvaro/frånvaro, bedömning och betygssättning eller utredningar gällande skolsvårigheter. Slutligen samlas personuppgifter in från Skatteverket för att kontrollera folkbokföringsuppgifter.

Vi samlar in uppgifter såsom ditt för- och efternamn, personnummer och kontaktuppgifter, till exempel adress, telefonnummer samt e-postadress. Om du är minderårig samlar vi in samma uppgifter för din/dina vårdnadshavare. Vi samlar även in uppgifter om din hälsa och vilket modersmål du har.

  • Underlag för antagning till exempel betygskopior, antagningsprov, gallras inom 1–6 år efter avslutad skolgång. Personlistor av sökanden gallras efter 10 år. Antagningslistor gallras efter avslutad reservantagning. Överklaganden och antagningsstatistik bevaras.
  • Uppgifter som används inom det dagliga undervisningsarbetet med elever gallras vid inaktualitet, när elev har avslutat sin skolgång eller inom 1–3 år. Exempel på sådana uppgifter är planeringar, elevarbeten, anteckningar från studie- och yrkesvägledares samtal, samtyckesblanketter och kursutvärderingar.
  • Betygsunderlag och provresultat gallras vid inaktualitet eller då betygssättning är gjort och omprövningstid har löpt ut. Uppgifter som handlar om en elevs studieförhållanden bevaras, till exempel betyg, klasslistor individuella studieplaner, handlingar rörande special-och stödundervisning, utvecklingssamtal, åtgärdsprogram, ledighet, varningar och studieuppehåll. Uppgifter som rör disciplinärärenden bevaras också.
  • Skolkuratorers och specialpedagogers anteckningar från samtal gallras vid inaktualitet. Alla andra uppgifter som förekommer inom elevhälsan bevaras.
  • Ansökan om stipendier, bidrag ur fonder, inackorderingstillägg, bidrag till läromedel och skolmåltider gallras efter tre år. Ansökan om resebidrag gallras två år efter avslutat skolgång. Avslagsbeslut och överklagande gällande resebidrag bevaras.

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Läs mer om personuppgifter och personuppgiftsbiträden

Automatiskt beslutsfattande förekommer endast vid beviljande av ansökan om resebidrag. Det innebär att om samtliga kriterier är uppfyllda beviljas resebidrag automatiskt. Om kriterierna inte är uppfyllda hanteras ansökan manuellt av en handläggare. De aktuella kriterierna är:

  • Du ska genomgå utbildning vid gymnasieskola eller komvux.
  • Du ska ha rätt till studiehjälp enligt studiestödslagen.
  • Din dagliga färdväg mellan bostad och skolan ska vara minst 6 km enkel resa.
  • Du får inte uppbära inackorderingstillägg, utbildningsbidrag eller lärlingslön.

I övrigt förekommer inte automatiskt beslutsfattande.

Överföring till tredje land

Personuppgifter kan i vissa fall överföras till länder utanför EU/EES. Det sker endast om berört land har en så kallad adekvat skyddsnivå enligt beslut från EU-kommissionen eller om överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Bland annat överförs personuppgifter till leverantörer som tillhandahåller tjänster till oss, till exempel Google i sin leverans av Google Workspace for Education. Vissa digitala applikationer som vi använder oss av i inom ramen för undervisningen innebär också en överföring av personuppgifter till land utanför EU/EES. Dessa leverantörer får endast behandla personuppgifter enligt våra instruktioner och inte använda uppgifterna för egna ändamål. De är även skyldiga att skydda personuppgifterna. Detta regleras alltid i ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Känsliga personuppgifter eller personuppgifter som är sekretessreglerade överförs inte utanför EU/EES.

Anpassad gymnasieskola

Anpassade gymnasieskolan är en skolform för dig som inte når gymnasieskolans kunskapskrav på grund av en intellektuell funktionsnedsättning eller en förvärvad hjärnskada. Anpassad gymnasieskola anordnas på Gymnasieskolan Vipan och består av två nationella program och ett individuellt program.

Syfte med personuppgiftsbehandlingarna

Mottagande och antagning till utbildning

Kommunen har en lagstadgad skyldighet att alla ungdomar i kommunen som tillhör anpassade gymnasieskolans målgrupp erbjuds utbildning av god kvalitet i anpassade gymnasieskolan. Kommunen har i egenskap av hemkommun ett ansvar för att pröva frågan om en sökande tillhör målgruppen.

När du söker en utbildning den anpassade gymnasieskolan behandlas dina personuppgifter av utbildningsförvaltningen i samband med att vi prövar om du tillhör målgruppen. Om du bedöms tillhöra målgruppen har du rätt att bli mottagen till en utbildning. För att kunna utreda och fatta beslut om mottagande och antagning är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Bedriva utbildning

Bedriva utbildning avser verksamhet som innefattar undervisning och andra aktiviteter där barn eller elever deltar. Att bedriva utbildning inbegriper bland annat att planera och genomföra lektioner och prov, upprätta individuell studieplan, hålla utvecklingssamtal, ge stödinsatser och bedriva modersmålsundervisning. Det ingår även att exempelvis bedriva skolbiblioteksverksamhet och att motverka kränkande behandling.

För att kunna uppfylla de skyldigheter som följer av skolförfattningarna är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Det är också nödvändigt att behandla personuppgifter för att kunna fullfölja myndighetsutövandet, till exempel disciplinära åtgärder för trygghet och studiero. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Elevhälsa

Elevhälsan omfattar dels medicinska insatser, dels andra elevvårdande insatser, det vill säga psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. I arbetet med medicinska insatser ingår bland annat att erbjuda hälsobesök som innefattar allmänna hälsokontroller och enklare hälso- och sjukvårdsinsatser samt ge dig som elev stöd och rådgivning. I arbetet med elevvårdande insatser ingår bland annat genomföra psykologiska/psykosociala/specialpedagogiska utredningar, bedömningar och kartläggningar samt genomföra stödsamtal med elev och vårdnadshavare. För att kommunen ska kunna uppfylla den lagstadgade skyldigheten att tillhandahålla elevhälsa är det nödvändigt behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Studie- och yrkesvägledning

Kommunen har en lagstadgad skyldighet att inom anpassad gymnasieskola tillhandahålla studie- och yrkesvägledning. Verksamheten syftar till att ge elever vägledning inför val av framtida utbildnings- och yrkesverksamhet. För att studie- och yrkesvägledarna ska kunna genomföra studieplanering och vägledningssamtal med enskilda elever är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Skolskjuts

Du som är elev i anpassad gymnasieskola kan ha rätt till skolskjuts på grund av din funktionsnedsättning. För att kunna hantera en ansökan och fatta beslut om skolskjuts är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Personuppgifterna samlas in från dig, och din/dina vårdnadshavare om du är minderårig. Personuppgifter samlas även in från din tidigare skola, som exempelvis skolhälsovårdsjournaler. Personuppgifter om dig skapas också under din skolgång, till exempel när material skapas under en kurs eller vid administration relaterade till din skolgång, till exempel registrering av närvaro/frånvaro, bedömningar eller utredningar gällande skolsvårigheter. Slutligen samlas personuppgifter in från Skatteverket för att kontrollera folkbokföringsuppgifter.

Vi samlar in uppgifter såsom ditt för- och efternamn, personnummer och kontaktuppgifter, till exempel adress, telefonnummer samt e-postadress. Om du är minderårig samlar vi in samma uppgifter för din/dina vårdnadshavare. Vi samlar även in uppgifter om din hälsa och vilket modersmål du har.

  • Antagningslistor gallras efter avslutad reservantagning. Ansökningshandlingar gallras efter fyra år efter avslutad skolgång. Listor över sökanden till anpassad gymnasieskola gallras efter 10 år. Utredningar som utgör underlag för mottagande, beslut om mottagande och antagning, överklaganden och antagningsstatistik bevaras.
  • Uppgifter som används inom det dagliga undervisningsarbetet med elever gallras vid inaktualitet, när elev har avslutat sin skolgång eller inom 1–3 år. Exempel på sådana uppgifter är planeringar, närvaro- och frånvarouppgifter, handlingar rörande studieresor och anteckningar från studie- och yrkesvägledares samtal.
  • Uppgifter som handlar om en elevs studieförhållanden bevaras, till exempel individuella studieplaner, klasscheman, handlingar rörande friluftsdagar, utflykter och yrkespraktik samt handlingar rörande utvecklingssamtal, ledighet, sjukdom, varningar och studieuppehåll. Uppgifter som rör disciplinärärenden bevaras också.
  • Skolkuratorers och specialpedagogers anteckningar från samtal gallras vid inaktualitet. Alla andra uppgifter som förekommer inom elevhälsan bevaras.
  • Skolskjutsregistret gallras tre år efter senaste anteckning. Uppgifter som används för att genomföra skolskjuts, såsom elevförteckningar och scheman gallras vid inaktualitet.

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Läs mer om personuppgifter och personuppgiftsbiträden

Automatiskt beslutsfattande förekommer endast vid beviljande av ansökan om resebidrag. Det innebär att om samtliga kriterier är uppfyllda, beviljas resebidrag automatiskt. Om kriterierna inte är uppfyllda hanteras ansökan manuellt av en handläggare. De aktuella kriterierna är:

  • Du ska genomgå utbildning vid gymnasieskola eller komvux.
  • Du ska ha rätt till studiehjälp enligt studiestödslagen.
  • Din dagliga färdväg mellan bostad och skolan ska vara minst 6 km enkel resa.
  • Du får inte uppbära inackorderingstillägg, utbildningsbidrag eller lärlingslön.

I övrigt förekommer inte automatiskt beslutsfattande.

Överföring till tredje land

Personuppgifter kan i vissa fall överföras till länder utanför EU/EES. Det sker endast om berört land har en så kallad adekvat skyddsnivå enligt beslut från EU-kommissionen eller om överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Bland annat överförs personuppgifter till leverantörer som tillhandahåller tjänster till oss, till exempel Google i sin leverans av Google Workspace for Education. Vissa digitala applikationer som vi använder oss av i inom ramen för undervisningen innebär också en överföring av personuppgifter till land utanför EU/EES. Dessa leverantörer får endast behandla personuppgifter enligt våra instruktioner och inte använda uppgifterna för egna ändamål. De är även skyldiga att skydda personuppgifterna. Detta regleras alltid i ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Känsliga personuppgifter eller personuppgifter som är sekretessreglerade överförs inte utanför EU/EES.

Kommunal vuxenutbildning

Kommunal vuxenutbildning (Komvux) i Lund, tillhandahåller utbildning på grundläggande nivå, gymnasial nivå samt anpassad utbildning dessa nivåer. Den kommunala vuxenutbildningen tillhandahåller även utbildning i svenska för invandrare (sfi).

Syfte med personuppgiftsbehandlingarna

Mottagande och antagning till utbildning

När du söker till en kurs hos den kommunala vuxenutbildningen behandlas dina personuppgifter av utbildningsförvaltningen. För att kunna hantera en ansökan, fatta beslut om mottagande och antagning till kommunal vuxenutbildning är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Bedriva utbildning

Bedriva utbildning avser all den verksamhet som omfattas av de övergripande målen i skolförfattningarna. Att bedriva utbildning inbegriper bland annat att planera och genomföra lektioner och prov, upprätta individuell studieplan, ge stödinsatser och anordna lärlingsutbildning. Det ingår även exempelvis att bedriva skolbiblioteksverksamhet och att motverka kränkande behandling.

För att kunna uppfylla de skyldigheter som följer av skolförfattningarna är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Det är också nödvändigt att behandla personuppgifter för att kunna fullfölja myndighetsutövandet, till exempel för betygssättning och disciplinära åtgärder för trygghet och studiero. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Studie- och yrkesvägledning

Kommunen har en lagstadgad skyldighet att tillhandahålla studie- och yrkesvägledning inom den kommunala vuxenutbildningen.

Lunds vägledningscentrum erbjuder kostnadsfri och oberoende studie- och karriärvägledning och vänder sig till den som är vuxen och folkbokförd i Lunds kommun. Verksamheten syftar till att ge stöd och vägledning kring studier inom komvux. För att studie- och yrkesvägledarna ska kunna genomföra studieplanering och vägledningssamtal med enskilda är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Personuppgifterna samlas in från dig. Personuppgifter om dig som skapas också i samband med utbildningen, till exempel när material skapas under en kurs eller vid administration relaterade till kursen, till exempel registrering av närvaro/frånvaro eller vid bedömning och betygsättning. Slutligen samlas personuppgifter in från Skatteverket för att kontrollera folkbokföringsuppgifter.

Vi samlar in uppgifter såsom ditt för- och efternamn, personnummer och kontaktuppgifter, till exempel adress, telefonnummer samt e-postadress.

Vid utbildning i sfi samlar vi också in uppgifter om tidigare utbildning och språkkunskaper.

  • Antagningslistor gallras efter avslutad reservantagning. Språktester gallras efter avslutad utbildning. Ansökningshandlingar samt överklaganden gallras efter tre år. Överförda kursbetyg, elevers ändringar i studieplan och antagningsstatistik bevaras.
  • Handlingar rörande studieresor och utflykter samt korrespondens av ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Närvaro- och frånvarouppgifter gallras efter tre år. Uppgifter som handlar om en elevs studieförhållanden bevaras, till exempel betyg, kursdeltagarlistor, individuella studieplaner, handlingar rörande ledighet, sjukdom, studieuppehåll/studieavbrott eller annan längre frånvaro. Uppgifter som rör disciplinärärenden bevaras.
  • Uppgifter inom Lunds vägledningscentrum, såsom minnesanteckningar från samtal med kunder, test inför studieplanering, prövningsansökan och planeringsunderlag för gymnasieexamen, gallras vid inaktualitet. Betygsdokument för icke-pågående studier respektive individuell studieplan gallras efter två respektive fem år. Betygsdokument för pågående studier bevaras.

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Läs mer om personuppgifter och personuppgiftsbiträden

Automatiskt beslutsfattande förekommer inte.

Överföring till tredje land

Personuppgifter kan i vissa fall överföras till länder utanför EU/EES. Det sker endast om berört land har en så kallad adekvat skyddsnivå enligt beslut från EU-kommissionen eller om överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Bland annat överförs personuppgifter till leverantörer som tillhandahåller tjänster till oss, till exempel Google i sin leverans av Google Workspace for Education. Vissa digitala applikationer som vi använder oss av i inom ramen för undervisningen innebär också en överföring av personuppgifter till land utanför EU/EES. Dessa leverantörer får endast behandla personuppgifter enligt våra instruktioner och inte använda uppgifterna för egna ändamål. De är även skyldiga att skydda personuppgifterna. Detta regleras alltid i ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Känsliga personuppgifter eller personuppgifter som är sekretessreglerade överförs inte utanför EU/EES.

ISLK

Utbildningsförvaltningen ansvarar för den internationella skolan, International School of Lund (ISLK), som är en kommunal IB-auktoriserad skola för internationella elever mellan 3–16 år. ISLK erbjuder utbildning i form av internationell skola på grundskolenivå, förskola samt fritidshem.

Syfte med personuppgiftsbehandlingarna

Förskola

Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att hantera ansökningar, fatta beslut om mottagande och antagning till skolan. Det är även nödvändigt att behandla personuppgifter för att kunna bedriva utbildning, exempelvis planering, genomförande och uppföljning av undervisningen. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Internationell skola på grundskolenivå

Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att hantera ansökningar, fatta beslut om mottagande och antagning till skolan. Det är även nödvändigt att behandla personuppgifter för att kunna bedriva utbildning, exempelvis för planering, genomförande och uppföljning av undervisningen, ge stödinsatser och motverka kränkande behandling. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Fritidshem

Kommunen erbjuder fritidshem (After School Program) för elever som har föräldrar som arbetar eller studerar på heltid och inte kan ta hand om dem utanför ordinarie skoltid. För att kunna bedriva fritidshem är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är myndighetsutövning och uppgift av allmänt intresse.

Elevhälsa

Elevhälsa tillhandahålls inom internationell skola på grundskolenivå. Elevhälsan omfattar dels medicinska insatser, dels andra elevvårdande insatser, det vill säga psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser. I arbetet med medicinska insatser ingår bland annat att erbjuda hälsobesök som innefattar allmänna hälsokontroller och enklare hälso- och sjukvårdsinsatser samt ge dig som elev stöd och rådgivning. I arbetet med elevvårdande insatser ingår bland annat genomföra psykologiska/psykosociala/specialpedagogiska utredningar, bedömningar och kartläggningar samt genomföra stödsamtal med elev och vårdnadshavare. För att kommunen ska kunna uppfylla den lagstadgade skyldigheten att tillhandahålla elevhälsa är det nödvändigt behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är allmänt intresse och myndighetsutövning.

Personuppgifterna samlas in från dig, och din/dina vårdnadshavare om du är minderårig. Personuppgifter samlas även in från din tidigare skola, som exempelvis skolhälsovårdsjournaler. Personuppgifter om dig skapas också under din skolgång, till exempel när material skapas under en kurs eller vid administration relaterade till din skolgång, till exempel registrering av närvaro/frånvaro, bedömning och betygssättning eller utredningar gällande skolsvårigheter. Slutligen samlas personuppgifter in från Skatteverket för att kontrollera folkbokföringsuppgifter.

Vi samlar in uppgifter såsom ditt för- och efternamn, personnummer och kontaktuppgifter, till exempel adress, telefonnummer samt e-postadress. Om du är minderårig samlar vi in samma uppgifter för din/dina vårdnadshavare. Vi samlar även in uppgifter om din bakgrund, såsom din nationalitet, tidigare utbildning och uppgifter om hälsa.

  • Antagningsbekräftelser gallras vid inaktualitet. Underlag för antagning gallras efter avslutad skolgång för antagna elever respektive ett år efter antagning för elever som inte antas. Antagnings- och placeringskriterier, beslut om antagning, ansökan att få gå om årskurs eller uppflyttning till högre årskurs, uppsägning av plats samt överklaganden bevaras.
  • Personuppgifter som används inom det dagliga undervisningsarbetet gallras vid inaktualitet. Exempel på sådana uppgifter är planeringar, elevarbeten, rutinkorrespondens och samtyckes- och anhörigblanketter. Handlingar rörande ledighet, sjukdom eller annan frånvaro gallras vid inaktualitet i internationella skola på grundskolenivå och efter två år i förskola. Handlingar rörande studieuppehåll och studieavbrott gallras efter två år och närvarolistor efter tre år. Elev- och salsscheman gallras vid läsårets slut.
  • Personuppgifter som handlar om en elevs studieförhållanden bevaras. Exempel på sådana uppgifter är kurs- och ämnesplaner, klasslistor, skolkataloger, verksamhetsrapporter med kvalitetsredovisning, handlingar om varningar samt korrespondens och handlingar som inte är rutinmässiga eller av kortvarig betydelse.
  • Skolkuratorers och specialpedagogers anteckningar från samtal gallras vid inaktualitet. Alla andra uppgifter som förekommer inom elevhälsan bevaras.

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Läs mer om personuppgifter och personuppgiftsbiträden

Automatiskt beslutsfattande förekommer inte.

Överföring till tredje land

Personuppgifter kan i vissa fall överföras till länder utanför EU/EES. Det sker endast om berört land har en så kallad adekvat skyddsnivå enligt beslut från EU-kommissionen eller om överföringen omfattas av lämpliga skyddsåtgärder enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR).

Bland annat överförs personuppgifter till leverantörer som tillhandahåller tjänster till oss, till exempel Google i sin leverans av Google Workspace for Education. Vissa digitala applikationer som vi använder oss av i inom ramen för undervisningen innebär också en överföring av personuppgifter till land utanför EU/EES. Dessa leverantörer får endast behandla personuppgifter enligt våra instruktioner och inte använda uppgifterna för egna ändamål. De är även skyldiga att skydda personuppgifterna. Detta regleras alltid i ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Känsliga personuppgifter eller personuppgifter som är sekretessreglerade överförs inte utanför EU/EES.

Fristående skolverksamhet

I Lunds kommun bedrivs fristående förskolor, fritidshem, (anpassade) grundskolor och gymnasieskolor samt fristående internationell skola på grundskolenivå. Utbildningsförvaltningen ansvarar för godkännande och tillsyn av fristående förskolor, fristående pedagogisk omsorg och fristående fritidshem utan koppling till grundskola, samt har rätt till insyn i fristående gymnasieskolor och internationella skolor.

Syfte med personuppgiftsbehandlingarna

Godkännande av fristående skolverksamhet

Som lägeskommun ansvarar utbildningsförvaltningen för godkännande av huvudman för fristående förskolor, fristående pedagogisk omsorg samt fristående fritidshem utan koppling till grundskola. Utbildningsförvaltningen är även remissinstans för tillstånd för nya fristående gymnasieskolor och fristående internationell skola på grundskolenivå. För att Lunds kommun ska kunna fullgöra sina skyldigheter som lägeskommun enligt lag är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är rättslig förpliktelse.

Tillsyn över fristående skolverksamhet

Som lägeskommun ansvarar utbildningsförvaltningen för tillsyn av fristående förskolor, fristående pedagogisk omsorg samt fristående fritidshem utan koppling till grundskola. För att Lunds kommun ska kunna fullgöra sina skyldigheter som lägeskommun enligt lag är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är rättslig förpliktelse.

Insyn i vissa fristående verksamheter

Som lägeskommun har utbildningsförvaltningen rätt till insyn i de enskilda fristående gymnasieskolorna och i fristående internationell skola på grundskolenivå. För att Lunds kommun ska kunna fullgöra sina skyldigheter som lägeskommun enligt lag är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är rättslig förpliktelse.

Personuppgifterna samlas in från de fristående huvudmännen. I de fall utbildningsförvaltningen är remissinstans samlas uppgifterna in från Skolinspektionen. I vissa fall får vi in uppgifter från enskilda vårdnadshavare som skickar in klagomål gällande en fristående skolverksamhet.

Vi behandlar de uppgifter som de fristående huvudmännen eller enskilda vårdnadshavare skickar till oss. Det kan vara ditt för- och efternamn, personnummer och kontaktuppgifter, till exempel adress, telefonnummer samt e-postadress. Om du är minderårig kan vi behandla samma uppgifter för din/dina vårdnadshavare. Det kan även förekomma uppgifter om hälsa.

Hemadress och privat mobiltelefon behandlas enbart i de fall som en enskild person ansöker om godkännande av annan pedagogisk verksamhet.

  • Utbetalningsunderlag för verksamhetsbidrag gallras efter 7 år.
  • Handlingar i ärenden om tillsyn och insyn bevaras.

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Läs mer om personuppgifter och personuppgiftsbiträden

Automatiskt beslutsfattande förekommer inte.

Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU/EES.

Kommunala aktivitetsansvaret för ungdomar

Genom det kommunala aktivitetsansvaret (KAA) är kommunerna skyldiga att uppmärksamma och erbjuda insatser till ungdomar under 20 år som inte genomför eller har fullföljt utbildning på nationellt program i gymnasieskola eller anpassad gymnasieskola eller motsvarande utbildning.

Syfte med personuppgiftsbehandlingarna

Kommunen är skyldig att hålla sig informerad om hur de ungdomar i kommunen som tillhör målgruppen för aktivitetsansvaret är sysselsatta. Kommunen är även skyldig att föra ett register över denna målgrupp. För att kunna uppfylla dessa skyldigheter är det nödvändigt att behandla personuppgifter. Den rättsliga grunden är rättslig förpliktelse.

Personuppgifter samlas in från Skånes Kommuner som administrerar elevregistret. Dessa personuppgifter kontrolleras sedan mot folkbokföringsuppgifter hos Skatteverket.

Vi samlar in uppgifter såsom ditt för- och efternamn, personnummer och kontaktuppgifter. Om du är minderårig samlar vi in samma uppgifter för din/dina vårdnadshavare.

  • Handlingar om uppföljande verksamhet, anteckningar från studie- och yrkesvägledning, anteckningar från hembesök samt register gallras vid inaktualitet.
  • Statistik bevaras.

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.

Läs mer om personuppgifter och personuppgiftsbiträden

Automatiskt beslutsfattande förekommer inte.

Personuppgifter överförs inte till länder utanför EU/EES.

Dina rättigheter

Som registrerad har du flera rättigheter enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Exempelvis har du rätt att veta hur vi som kommun hanterar dina personuppgifter. Vilka övriga rättigheter som gäller beror på den rättsliga grunden med behandlingen.

Vilka dina rättigheter är beskriver vi här:
Behandling av personuppgifter

Klagomål

Har du ett klagomål eller en synpunkt på hur vi behandlar dina uppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna. Är du inte nöjd med den åtgärd som vidtas så kontaktar du Lunds kommuns dataskyddsombud.

Om du fortfarande inte är nöjd med hur Lunds kommun behandlar dina personuppgifter har du rätt att skicka ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Integritetsskyddsmyndighetens webbplats

Uppdaterad:

Dela sidan:

Hjälpte informationen på denna sida dig?