Så blev ett politiskt beslut snabbt verklighet med hjälp av innovationsveckorna

Med Studio Stadshusets innovationsvecka tog det politiska beslutet att etablera Föreningslotsen avstamp och tog snabbt fart. Där möttes kompetenser som annars aldrig träffas och med hjälp av metodstöd från innovationsveckan formades en konkret lösning: hur en tydlig väg in för Lunds föreningar skulle se ut.

Från spretiga kontakter till en gemensam ingång

Innan Föreningslotsen var det svårt för föreningar att veta vart de skulle vända sig. Frågorna hamnade på olika bord, olika mejladresser och ofta hos personer som egentligen inte skulle ha dem.

– Vi behövde ett ansikte utåt och en sammanhållen struktur. Föreningar ska inte leta runt – det jobbet ska kommunen göra, säger Emilia Andersson projektledare.

Behoven hade funnits länge. När ett nytt föreningssystem skulle införas fanns dessutom ett politiskt beslut om att införa Föreningslotsen, då blev det tydligt: nu behövdes en lösning. Medborgarcenter kunde ta fler frågor redan i första kontakten, men arbetssättet behövde formas gemensamt.

Innovationsveckorna – den avgörande starten

När arbetet lyftes in i innovationsveckorna förändrades allt. Under sprinten satt medarbetare från kultur- och fritidsförvaltningen, kommunvägledare från medborgarcenter, webbstrateger och representanter från föreningslivet i samma rum och arbetade mot samma mål.

– Genom att samla olika kompetenser och använda en beprövad innovationsmetod kunde vi snabbt få fram en prototyp för Föreningslotsen, säger Cecilia Schön enhetschef medborgarcenter.

På bara några dagar togs en första version fram, testades och formades av inbjudna föreningar. Det blev tydligt vilken information som behövde finnas, hur vägen in skulle se ut och hur rollerna skulle fördelas. Innovationsveckornas struktur gjorde också att alla prioriterade arbetet – något som annars hade varit svårt i ordinarie verksamhet.

Införandet: att bryta gamla mönster

När Föreningslotsen lanserades krävdes både mod och tålamod. Medborgarcenter tog en ny roll, kultur- och fritidsförvaltningen behövde släppa tidigare arbetssätt och föreningarna fick vänja sig vid en ny väg in.

– Det är en utmaning att förändra rutiner, men när alla såg hur mycket enklare det blev blev det snabbt naturligt, säger Emilia.

I dag finns alltid någon att nå, oavsett sjukdagar eller högt tryck. Informationen är densamma oavsett vem som svarar, vilket också skapat mer rättvisa och likvärdig service. Medborgarcenter beskriver dessutom föreningsärendena som några av de mest motiverande och utvecklande i deras uppdrag.

Effekterna: enklare, rättvisare och mer effektivt

För föreningslivet har resultatet varit tydligt: det är enklare att hitta rätt, kontakten är snabbare och hanteringen mer förutsägbar. För kommunen har Föreningslotsen lett till effektivitet i boknings- och bidragsfrågor, bättre standardisering och minskat personberoende. Det nya föreningssystemet och lotsens införande utvecklades parallellt – något som gav både struktur och tempo. Föreningslotsen har blivit en viktig del av hur kommunen arbetar stödjande och likvärdigt.

Rådet till andra: kom till innovationsveckorna med rätt lag

Cecilia sammanfattar vad som gjort störst skillnad:

– Bjud inte bara in brett, utan se till att rätt kompetenser är på plats. Då får man ut hela värdet av innovationsveckorna.

För Föreningslotsen blev innovationsveckorna inte bara starten, utan också modellen för hur Lund kan lösa komplexa behov tillsammans. Det är så idéer blir verklighet, och så kommunens innovationskraft fortsätter att växa.