När EU Days kom till Lund

Europa Direkt Lund dyker djupare in i hur EU Days Lund kom till och intervjuar evenemangets projektledare, Sofia Björk, projektledare på Visit Lund, Lunds kommuns destinationsbolag.

EU Days Lund skapades av Lunds kommun och EU-kommissionens representationskontor i Sverige som en mötesplats för att höja kunskapen och engagemanget för EU bland medborgare, politiker, näringsliv m.fl. Varje år har konferensen olika teman som alla kretsar kring gemensamma europeiska utmaningar som tillväxt, klimat, digitalisering, säkerhetspolitik och urban utveckling. Med EU Days ville arrangörerna skapa en årlig mötesplats för dialog och lärande om EU samt dess påverkan på Sverige och Lund samt tvärtom, Sverige och Lunds påverkan på EU. Förutom Lunds kommun och EU-kommissionens representation i Sverige, ingår även Lunds universitet och Europa Direkt Lund sedan starten som huvudarrangörer. Första EU Days genomfördes i oktober 2021, i hybridformat under den rådande pandemin. Nu tre år senare har flertalet organisationer deltagit som medarrangörer, ca 150 talare har deltagit och ca 1 300 har deltagit som åhörare.

Har utvecklats under tre år

Sofia Björk har projektlett EU Days Lund sen starten för tre år sedan. När EU Days Lund gick av stapeln första gången, 2021, var det enbart en dag och inte två som det utvecklats fram till i dag. Första eventet hölls också mitt under pandemin. Som projektledare krävde det en stor flexibilitet att anpassa sig efter direktiven som förändrades i samhället, berättar Sofia.
Vidare berättar Sofia att första året var det, förutom pandemin, en utmaning att det var en stor projektgrupp. Eftersom det var många aktörer som skulle medverka vid alla beslut blev det lite tungrott. I dag är projektgruppen för EU Days Lund mindre vilket effektiviserat planeringsprocessen och projektledandet. Sofia berättar att det har varit tre givande och lärorika år. En lärdom från att projektleda ett stort event som EU Days Lund är att kommunikation är A och O.
– Jag har lärt mig att om det är många parter som är inblandade är det viktigt att alla får samma information. Samtidigt har jag haft väldigt roligt och fått jobba med extremt kompetenta personer, säger Sofia.

Logistik och problemlösning

Att vara strukturerad men samtidigt tänka kreativt är viktiga egenskaper som projektledare. Det tar till exempel tid att få rätt personer på rätt plats både som deltagare och talare, berättar Sofia. Fastän programmet är satt kan saker snabbt ändras på grund av oförutsedda anledningar.
– Nyckeln till framgång är att jobba med experter, bra programråd, moderatorer, tekniker, kommunikatörer och mötesanläggningar. Det bidrar till att man blir trygg vid leveransen, tillägger Sofia.
Sofia har stor erfarenhet av att arbeta som projektledare för möten och evenemang och berättar att hon alltid varit intresserad av frågor som berör besöksnäring och destinationsutveckling. Rollen som projektledare för EU Days har fördjupat hennes kunskap om EU. Innan hon tog på sig rollen var EU ett helt nytt område för henne, berättar Sofia. Utifrån Sofias perspektiv så är EU Days Lund en viktig del i Lunds utveckling.
– Jag tycker att man ska se EU Days som en plattform, som en del av Lunds utveckling. Det är ett sätt att passa på och lyfta saker som sker i samband med EU Days, att det inte bara är en mötesform utan snarare en tillväxtmotor för allt annat som sker, säger Sofia.

Planering för nästa år snart igång

Snart börjar planeringen för nästa års EU Days Lund, något Sofia Björk ser fram emot att fortsätta projektleda. EU Days Lund 2024 kommer dessutom ligga i närtid till Europaparlamentets val i juni nästa år. Vi får se vilka teman som kommer belysas nästa års EU Days Lund men en sak är säker, det har aldrig varit viktigare att fortsätta mötas och utbyta idéer och perspektiv mellan varandra.