Boknings- och bidragssystem

Nytt boknings- och bidragssystem för föreningar, företag och medborgare i Lunds kommun. Under hösten 2023 och början på 2024 kommer Lunds kommun gå över till ett nytt boknings- och bidragssystem, Rbok. Bokningar av anläggningar, bidragsansökningar och närvarorapportering kommer gå via Rbok för föreningar, företag och privatpersoner.

En datorskärm som visar en kalender. Datorn står på ett skrivbord bredvid en lampa..

Inloggning till, Rbok

Kultur- och fritidsförvaltningen är den första förvaltningen som går över till Rbok. Övriga förvaltningar i kommunen kommer börja använda Rbok i ett senare skede. Alla kan boka en av kultur- och fritidsförvaltningens anläggningar i Rbok från den 1 oktober 2023. Registrerade föreningar kan ansöka om bidrag från förvaltningen via Rbok från och med 1 januari 2024.

För Lunds kommuns föreningar

Föreningar får tillgång till Rbok den 1 juni 2023. Från det datumet ska ni registrera er förening i Rbok och administrera er uppgifter. Observera att det i detta läge inte är öppet för bokningar i Rbok.
Från och med den 1 juni 2023 ska en representant från föreningen logga in i Rbok och få en privat profil i systemet. Registreringen måste ske av en från föreningen godkänd person, så som kanslist eller ordförande.
Inne i systemet (genom den privata profilen) ansöker representanten om att registrera sin förening i Rbok.
När en handläggare från Lunds kommun har godkänt ansökan blir representanten automatisk administratör för föreningen och kan byta från sin privata profil till föreningens profil.
Väl inne som administratör kan representanten administrera föreningens uppgifter, samt lägga till fler användare som ska ha tillgång till föreningens profil

Detaljerade instruktioner om hur du registrerar din förening i Rbok hittar du i filmerna här längre ner på sidan. Vänligen notera att du inte kan göra bokningar i något av systemen mellan den 20 september och den 1 oktober. Under den här perioden förs alla befintliga bokningar över från det gamla systemet (FRI) till det nya systemet (Rbok).

Datum att hålla koll på

1 juni - Ni kommer få tillgång till att logga in i Rbok och registrera er förening.
Juni & augusti - Utbildning för föreningsregistrering och närvarorapportering. Datum och anmälan kommer inom kort.
20 september - Nuvarande bokningssystem, FRI, stängs ner och era befintliga bokningar flyttas över till det nya systemet. För att era bokningar ska gå att flytta från FRI till Rbok behöver ni ha registrerat er förening i Rbok. Obs! Det kommer inte gå att boka anläggningar mellan den 20 september och den 1 oktober.
1 oktober - Rbok öppnar för bokning av kultur- och fritidsförvaltningens anläggningar.
November & december - Utbildning för bidragsansökningar i Rbok. Datum och anmälan kommer inom kort.
December – Nuvarande bidragssystem, FRI stängs ner.
1 januari 2024 - Rbok öppnar upp för bidragsansökningar.

Instruktioner inloggning i Rbok som förening

Öppna din webbläsare och gå in på lund.rbok.se
för att komma till det nya systemet, Rbok.
Logga in med ditt BankID. Följ de steg som står angivna på sidan för att slutföra din inloggning. Du har nu skapat en privatpersonkund.
Väl inloggad, gå till profilikonen längst uppe till höger. Välj Inställningar och ange telefonnummer och epost adress. Välj Spara.

Ansök om att bli kund och registrera din förening i Rbok

När du har skapat en privatpersonkund i Rbok kan du registrera din förening.
Bra att veta: Instruktionsfilmer finns i Rbok under respektive funktion när du har loggat in i systemet. Väl inloggad, hittar du filmerna när du klickar på den orangea cirkeln med vita pilen längst uppe till höger.

Väl inloggad i Rbok som privatpersonkund, gå till Registrera förening på startsidan. Välj Ny ansökning. Fyll i alla fält med en röd asterisk. Var noga med att fylla i rätt kundtyp då det inte går att ändra i efterhand.
Godkänn reglerna och välj Skicka in.

Du har nu skickat in en ansökan om att registrera din förening i Rbok och din ansökan har status Inskickad.

Obs: Om du vill arbeta vidare med din ansökan, kan du kan välja Skapa utkast och skicka in den vid ett senare tillfälle. När din ansökan är inskickad tar en handläggare i Lunds kommun emot ärendet.

När ditt ärende uppdateras och byter status, så som om komplettering krävs till din ansökan eller om den är godkänd, får du meddelande i din inkorg i Rbok, samt till den epost adress som du tidigare angett under Inställningar när du skapade din privatpersonprofil.

När en handläggare har godkänt din ansökan kan du logga in som din förening i stället för privatperson nästa gång du loggar in. Du som skickade in ansökan för föreningens vägnar blir automatisk administratör för föreningen när ansökan godkänns.

Logga in i Rbok som förening

När din ansökan om att registrera din förening i Rbok har blivit godkänd av en handläggare, har du tillgång till systemet med föreningens profil. Du som gjorde ansökningen är nu administratör och kan administrera föreningen och lägga till fler användare och deras roller. Som administratör har du högst redigeringsrättighet. Du kan lägga till fler användare, med andra roller som du själv bestämmer redigeringsrättigheter för. Lägg till minst en användare till med administratörsroll för säkerhetsskull. Följ instruktionsfilmerna nedan på sidan för att lägga till användare och roller.

Öppna din webbläsare och gå in på lund.rbok.se
för att komma till Rbok.
Logga in i Rbok som din förening med att välja din föreningsprofil.
Observera att om du redan är inloggad som privatperson måste du logga ut för att sedan kunna logga in med din föreningsprofil.
För att administrera uppgifterna för föreningen, gå till Administrera och Kunduppgifter längst ner i menyn till vänster.

Här kan du till exempel lägga till antal medlemmar i föreningen, föreningens logotyp, samt beskrivning av er verksamhet.

Viktigt! Fyll noga i alla fält med en röd asterisk. Glöm inte att välja Spara och godkänn kunduppgifter längst ner.

Bygg föreningsstruktur

Nu när du har administrerat dina föreningsuppgifter, är det dags att lägga in föreningens medlemmar och bygga föreningsstruktur. En föreningsstruktur består av sektioner som innehåller olika grupper.

I samband med att Rbok öppnar upp för bidragsansökningar i början på 2024, kommer föreningar kunna närvarorapportera direkt i systemet. Föreningar kan även välja att importera sin närvarorapportering till Rbok från ett externt närvarorapporteringssysstem. Mer information om hur föreningar närvarorapporterar direkt i Rbok kommer inom kort.

Föreningar som ska närvarorapportera direkt i Rbok måste lägga till grupper och sina medlemmar. Följ instruktionsfilmerna här på sidan för att lägga till medlemmar och grupper och bygga din föreningsstruktur.

Viktigt: Föreningsstrukturen är det som utgör grunden för ett bra användande av Rbok. Strukturen kopplas till föreningens närvarorapportering. Se därför till att noga lägga till sektioner och grupper för att bygga en bra föreningsstruktur.

Anmäl din förening till utbildning

I samband med att föreningar får tillgång till Rbok och kan registrera sig i systemet, drar utbildningen i det nya bokning- och bidragssystemet i gång.

21 juni – Utbildning i Rbok för föreningar i Lunds kommun
16 augusti – Utbildning i Rbok för föreningar i Lunds kommun

För privatpersoner som bokar anläggningar i Lunds kommun

Du som i dag utför bokningar hos kultur- och fritidsförvaltningen kommer boka via det nya systemet Rbok från och med den 1 oktober 2023. Fram till den 20 september använder du dig av kommunens nuvarande bokningssystem, FRI.

Vänligen notera att du inte kan göra bokningar i något av systemen mellan den 20 september och den 1 oktober. Under den här perioden förs alla befintliga bokningar över från det gamla systemet (FRI) till det nya systemet (Rbok).
Viktigt att veta! För att dina befintliga bokningar ska flyttas till det nya systemet måste du ha loggat in i Rbok minst en gång innan den 1 september. Du loggar in i Rbok med ditt BankID.

Instruktioner inloggning i Rbok som privatperson

För att registrera dig som privatperson i Rbok behöver du ett Bank ID.

Gå till lund.rbok.se
Klicka på Logga in (du behöver ett Bank ID för detta steg)
Godkänn Lunds kommuns GDPR.
Gå till profilikonen och Inställningar. Ange ditt telefonnummer och epost adress. Välj Spara.
För att kunna göra bokningar i Rbok måste du administrera dina kunduppgifter. Gå till Administrera och Kunduppgifter. Kunduppgifter hämtar Rbok från Skatteverket. Du behöver säkerställa att uppgifterna stämmer. Är uppgifterna korrekta, välj Spara och godkänn kunduppgifter.

Du har nu skapat en privatpersonprofil i Rbok och kan boka anläggningar i Lunds kommun från och med den 1 oktober 2023.