Automationsteam får medarbetarpris för innovation

Automationsteamet från barn- och skolförvaltningen, med stöd av ytterligare central IT-resurs, har brutit ny mark i Lunds kommun – och får ta emot Lunds kommuns medarbetarpris för Innovation 2021.

Automationsteamet utgörs av Jonas Eriksson och Henrik Salling, digitaliseringsstrateger på barn- och skolförvaltningen samt Andreas Thuröe, objektsförvaltare, Rasmus Hallén, IT-arkitekt och Joakim Sandman, systemutvecklare på kommunkontoret. Tillsammans tog de fasta på det mogna intresse för automation och digitalisering som fanns inom den nytillträdda ledningen för barn- och skolförvaltningen 2019 – och byggde vidare på detta. Idag får 40 - 45 av kommunens centrala processer IT-stöd av robotar och automation som frigör tid och resurser inom kommunen, för medarbetare såväl som vårdnadshavare/medborgare.
– Många tror kanske att automation och digitalisering mest handlar om teknik. Det är helt fel. Den stora vinsten ligger i att kunna disponera tiden till rätt saker och i den transparens gentemot medborgarna som effektiva automatiserade processer kan skapa. Och det går att hinna med och leverera så mycket mer till kommuninvånarna på det här viset; jag ser det ytterst som en demokratifråga, säger Jonas Eriksson.

Satsat på obeprövad teknik inom Lunds kommun

Motivering till priset:

Automationsteamet har med mod och handlingskraft satsat på obeprövad teknik inom Lunds kommun för att skapa en smartare organisation. Teamet har automatiserat administrativa uppgifter och därmed frigjort handläggningstid, kortat handläggningstider och minskat monotona arbetsmoment för kommunens medarbetare.

Det arbete som nu har hunnit vidare inom flera av kommunens övriga förvaltningar tog sin början inom barn- och skolas administrativa system för skolvalsprocessen. Den lokala ledningen hade med sig goda erfarenheter från liknande tidigare utvecklingsarbete inom Trelleborgs kommun. Med barn- och skolledningens öra var det bara att köra och gå direkt på de större administrativa systemen där det fanns som mest att vinna i effektivitet och transparens – med både tidsvinster och ökad kvalitet på myndighetsutövningen som resultat.

Dialogen med verksamheten är nyckeln

– Vi fick bort det tidsslukande systemet med blanketter och manuell hantering och skapade i stället en ny e-tjänst där en robot gör det mesta av grovjobbet: från att föra in beslutet om tilldelad skolplats i register/diarium till att ge vårdnadshavare besked om utfallet, förklarar Andreas Thuröe. Andreas är den i gänget som varit med i utvecklingen från starten genom att tidigt börja kartlägga förvaltningarnas intresse för digitalisering, vilket ledde fram till pionjärarbetet och den självklara starten hos barn- och skola.

– Barn- och skola hade både engagemanget och lämpliga förutsättningar för arbetet, med ett tydligt regelverk i botten och lämpliga processer för automatisering.

Dialogen med verksamheten/beställaren är oundgänglig – att skapa förtroende och få nyttig återkoppling – med de stora investeringar som arbetet innebär, för att sedan kunna utveckla och förfina ytterligare, göra mer och bättre på fler ställen.

– För skolan jobbar vi just nu med att kunna leverera preliminära beslut i våra e-tjänster till invånarna, säger Andreas.
På andra håll i kommunorganisationen har automationsteamet märkt av hur dialogen har förbättrats successivt, beställarna har med tiden blivit mer drivna som beställare samtidigt som IT-teamet har fått större verksamhetskännedom, en win-win. Arbetet för närvarande rullar vidare med socialförvaltning, vård- och omsorg, HR och ekonomi, bland andra.

Stora möjligheter att effektivisera processer och rutiner

– Vi letar gärna större volymer, här ligger möjligheterna: sådant som går att finna när det gäller exempelvis ordrar, fakturor etc – som i ordning och reda i fakturahanteringen. ”Fakturor på sniskan” (så kallade oregistrerade buntar): här har vi något där roboten kan komma in och göra jobbet effektivt.

I dagens och framtidens stora informationsflöde kan robotar och automation effektivisera åtskilliga processer och rutiner. Jonas exemplifierar med hur ärendemängden har ”exploderat” på många förvaltningar bara de senaste åren.
– Idag hinner vi så mycket mer i verksamheterna, med robotars hjälp. Kvalitén på arbetet höjs, vi kan visa tydligt hur produktiviteten ökar samtidigt som transparensen blir bättre för medborgaren.
Alla i automationsgänget betonar vikten av den nära interaktionen med verksamheternas medarbetare, det är helt avgörande för framgången.
– Att prata utvecklingsfrågor och jobba tillsammans på det här sättet, och inte hamna i ett ”vi och dom”-tänk, det upplever jag är både nytt och innovativt. Det är i det mellanmänskliga mötet som de stora framstegen görs, avslutar Jonas.

Om medarbetarpriserna

Medarbetarpriserna delas ut för att särskilt lyfta goda initiativ som leder till smartare användning av organisationens resurser. De sammanlagt sex priserna tar fasta på nyckelorden i visionen – kunskap, innovation och öppenhet – och förhållningssätten lyssna, lära och leda.

Mer information om medarbetarpriserna och andra priser Lunds kommun delar ut

Så här arbetar vi med innovation