Riktlinjer och rutiner för representation för Lunds kommuns nämnder och förvaltningar

Riktlinjer och rutiner för representation då nämnd eller förvaltning eller annan inom Lunds kommun är värd.
Beslutade av kommunstyrelsen den 5 mars 2009, § 61.

Extern representation

Extern representation förekommer som ett naturligt led i sedvanligt värdskap där gästerna inte tillhör nämnd eller förvaltning. Som exempel kan nämnas officiella besök och arrangemang, arbetsmöte och konferenser med externa deltagare, affärsförhandlingar och dylikt. De utgifter som kan förekomma avser måltider, gåvor, speciella arrangemang och så vidare.

Intern representation

Intern representation avser till exempel interna kurser, planeringskonferenser, informationsmöten med personalen. Hit räknas också enklare måltider vid särskilt långa arbetspass, till exempel arbetsluncher. Kännetecknande för intern representation är att denna avser interna möten och att deltagarna tillhör nämnd och/eller förvaltning inom kommunen.

Syfte

Syftet med kommunens representation externt och internt är att främja kommunens verksamhet och intressen samt att visa ett rimligt mått av gäst- frihet. Kommunens förutsättningar för representation skiljer sig inte från annan verksamhet. Det skall finnas relevant anknytning, klara sakliga motiv och en medvetenhet om att användningen av offentliga medel kräver omdöme och aktsamhet.

Vilka kostnader kan tillåtas?

Inom ramen för gott omdöme och aktsamhet om kommunens medel har man att situationsanpassa nivån och omfattningen av representationen. Kostnaderna är beroende av vad representationen avser men ska vid varje tillfälle vara återhållsamma. Vid intern representation utgör normen dagens rätt, konferenslunch, konferensmiddag, husets vin och så vidare.
Vin och öl får serveras i samband med måltid. För övriga alkoholdrycker gäller högsta restriktivitet men möjlighet till undantag i speciella fall. Vid intern representation får alkoholdrycker utöver måltidsdrycker enligt ovan inte förekomma.

Rutiner i samband med representation

Restaurangnota/verifikation ska utöver de på notan normalt förekommande uppgifterna uppfyllda enligt angivna formkrav för att godkännas som bokföringsmaterial:

• Syftet med representationen.
• Vem som är värd.
• Gästernas namn och titel/funktion.
• Namn på verksamhet/företag som gästerna företräder.
• Attest av närmast överordnad chef.

Den som tecknar beslutsattest samt nämndordförande, kommunstyrelsens och kommunfullmäktiges ordförande har rätt att besluta om representation.