Coronapandemin snabbar på kommunens digitala utveckling

3 april, 2020

Lunds kommun arbetar intensivt med digitalisering av olika arbetsprocesser. Nu i pandemitider får några av lösningarna skyndas på och prövas i skarpt läge. Resultatet så här långt visar att kommunen kan agera snabbt och är väl rustad för att säkra de demokratiska processerna med hjälp av digital teknik.

Den 26 mars tog kommunfullmäktige beslut om att samtliga nämnder och styrelser får sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Detta för att säkerställa att den demokratiska processen kan fortgå även vid kriser.

En del av ledamöter tillhör riskgrupper och ska undvika folksamlingar på grund av smittorisken under coronavirusutbrottet. Nu har det prövats att den demokratiska processen ändå kan fortgå, trots begränsningar som pandemin innebär. På tekniska nämnden i tisdags – det allra första politiska sammanträdet som hölls på distans – deltog hälften av ledamöterna via en videolänk.

– Det är en ny mötesform för de allra flesta av oss och jag tycker att mötet gick riktigt bra, säger Cecilia Barnes (L), vice ordförande i tekniska nämnden som axlade ordförandeposten på tisdagens nämnd. God ljudkvalitet är avgörande och vi ser att tekniken behöver förbättras något, men vi är glada över att vara först ut i kommunen med att testa sammanträda digitalt och se till att demokratin kan fortgå trots dessa speciella omständigheter som råder just nu.

Igår sammanträdde även kommunstyrelsen på distans, och fler sådana sammanträden väntar. För att möjliggöra digitala politiska sammanträden fick Lunds kommun ställa om med kort varsel. På kort tid fick kommunen köpa in ny videokommunikationsutrustning, utbilda supportpersonal och ta fram instruktioner för hur tekniken fungerar samt hur digitala möten ska hållas.

– Det är oerhört viktigt att säkerställa att den demokratiska processen kan fortgå även vid kriser och att möjliggöra snabba beslut på distans, säger Christoffer Nilsson, kommundirektör i Lunds kommun. 

Snabb implementering för nya lösningar

Förutom digitaliserade sammanträden har kommunen också jobbat fram andra nya digitala lösningar som snabbt implementerats för att underlätta kommunens arbete under coronakrisen.

Bland annat har kommunen utvecklat en ny tjänst som möjliggör digital signering av dokument, man har jobbat hårt med att lösa distansundervisning och tagit fram en rad nya e-tjänster, exempelvis en för anmälan om frivilliga krafter. Andra exempel på digitala lösningar är en digital robot som kan skapa realtidsrapporter om frånvaron i skolan – något som är viktigt för att följa utvecklingen och fatta snabba beslut inom skolfrågor. Vissa verksamheter som idag sker i kommunens lokaler har riggats för att kunna arbeta på distans i händelsen av karantän, så som kommunens medborgarcenter.

– Jag är väldigt glad och imponerad över att se hur Lunds kommun snabbt kunnat mobilisera, utveckla och rulla ut nya digitala lösningar som kan hjälpa oss igenom krisen, säger Åsa Melvanius, kommunens digitaliseringschef.

Lunds kommun följer noga pandemiutvecklingen och ser till att på olika sätt säkra sin verksamhet så att den kan fortgå trots den rådande situationen.