Fakturor och betalningsuppgifter till Lunds kommun

Här får du som är leverantör till kommunen information om vad du ska tänka på vid fakturering.

Vi vill att du som leverantör skickar elektroniska fakturor till oss. Vi ställer krav på e-faktura i våra upphandlingar. Sedan 1 april 2019 är det också lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras elektroniskt.

Observera att pdf:er och skannade pappersfakturor inte är godkända format.

Mer om e-faktura hos Myndigheten för digital förvaltning

Vi kan ta emot fakturor i dessa format

• PEPPOL BIS Billing 3 – detta format önskar vi att ni använder i första hand
• Svefaktura 1.0
• Manuellt registrerad faktura via vår fakturaportal (InExchange)

Ange alltid referenskod

För att fakturan ska kunna styras till rätt mottagare är det viktigt att det finns ett särskilt referens-id på den. Kunden ska ange den när de beställer en vara eller tjänst av er. En referenskod består av 8 tecken (2 bokstäver direkt följt av 6 siffror), till exempel AB123456.

Det är viktigt att referenskoden skriv i rätt fält (segment) i systemet:

• PEPPOL BIS Billing 3
  cbc:BuyerReference
• Svefaktura 1:/sfti
  Invoice/sfti:RequisitionistDocumentReference/cac:ID
• Inexchange
  Här ska referenskod anges i fältet ”ert referensnummer”

Observera att för sekretessfakturor används unika referenskoder. Beställaren ska alltid meddela dig som leverantör denna unika referens, så att fakturan blir sekretessbelagd direkt i vårt ekonomisystem.

Skicka e-faktura

När ni startar upp e-fakturering rekommenderar vi att SFTI:s verifieringstjänst används för att kontrollera att era fakturor följer standard.

• Fakturor som skickas i Peppolformat skickas med Peppol-id via vår VAN-operatör CGI.
• Fakturor som skickas i Svefakturaformat skickas med GLN via vår VAN-operatör InExchange.

Om du inte kan skicka e-faktura

Du som inte har en lösning för elektronisk fakturering i ditt fakturasystem och endast skickar få fakturor kan registrera din faktura manuellt i vår fakturaportal, via InExchange. Denna tjänst är helt kostnadsfri för dig som leverantör. Med tjänsten vet du att din faktura nått fram till oss på ett säkert sätt.

Registrera dig via fakturaportalen

Så skapar och registrerar du en faktura i vår fakturaportal med InExchange

Skicka e-faktura i e-handelsflöden

När vi har upphandlat och ingått avtal om e-handelsflöden gäller de format för elektroniska fakturor, som överenskommits i avtalet.

Krav på fakturan och villkor

Information om vilka uppgifter en faktura ska innehålla finns på Skatteverkets webbplats

Alla leverantörer som skickar fakturor till oss ska inkludera uppgift om F-skattebevis. Om du som leverantör är befriad från F-skatt ska det till varje faktura bifogas intyg från Skatteverket. Är du som leverantör inte momsregistrerad ska fakturan inte innehålla några momsposter.

Generellt betalar vi fakturan på 30 dagar, räknat från fakturadatum.

Kontakta oss om du har frågor

Om du är leverantör och har frågor om fakturering.
E-post: lunds.kommun@lund.se

Utländska fakturor

Både säljarens och köparens momsregistreringsnummer och organisationsnummer ska stå med på en faktura som gäller inköp av varor från ett annat EU-land. Ingen utländsk moms får ingå i det pris som ska betalas.

Vårt VAT-nummer måste användas: SE212000113201.

Momsregistreringsnumret ska anges vid beställning. Ekonomiavdelningen kan enligt reglerna inte genomföra en betalning av fakturor som inte har de obligatoriska uppgifterna med. En ofullständig faktura skickas tillbaka till inköparen för komplettering.

Det är obligatoriskt att ange kontonummer i IBAN-format för alla betalningar, oavsett valuta. Fakturor som saknar kontonummer i IBAN-format och BIC-kod kommer att returneras. IBAN (International Bank Account Number) är en internationell standard för att ange ett bankkontonummer och används vid utlandsbetalningar.

BIC-koder hittar du hos IBAN