Lunds kommun digitaliserar skolvalsprocessen

19 June, 2019

Varje år ansöker vårdnadshavare till cirka 1500 barn om plats i förskoleklass i Lunds kommun. I år är det första gången som Lunds kommun digitaliserar hela skolprocessen. Från ansökningen via e-tjänst till utskickade beslut som gjorts möjlig med hjälp av algoritmer. Det digitaliserade förfarandet har lett till vinster för både vårdnadshavare och kommunen.

Digitaliseringen av skolvalsprocessen har sparat 600 arbetstimmar och gjort det enklare för vårdnadshavare att lämna önskemål om skolval. I processen att få plats i förskoleklass finns det ibland fler sökande än tillgängliga platser, vem som får förtur sker då enligt beslutade urvalskriterier, till exempel elevens rätt till en skola nära hemmet, syskonförtur och relativ närhet. Barn- och skolförvaltningen har tillsammans med IT-avdelningen och stadsbyggnadskontoret samarbetat för att digitalisera skolvalsprocessen i Lunds kommun. Det interna arbetet har bestått i att på smarta sätt samla in relevant data via e-tjänsten, beräkna elevernas skolväg samt att använda RPA (mjukvarurobot) och API (programprotokoll) för administration och distribution av besluten.

Tekniken och tillvägagångssättet för att beräkna elevernas skolväg har tagits fram av stadsbyggnadskontoret i Lund. Denna lösning är en öppen lösning som Lund delar med sig utav. Flertalet skånska kommuner har applicerat lösningen för beräkning av skolväg.

- Det finns stor samlad kompetens inom en imponerande bredd i Lunds kommun. Lösningen på våra utmaningar finns hos medarbetarna. Det syns inte minst här, då dem hjälpts åt att stöta och blöta ett problem för att hitta en gemensam lösning, säger Marcus Horning, stadsbyggnadsdirektör.

Med hjälp av smarta algoritmer och mätningar över närmaste väg för varje barn, sker en fördelning för att så många barn som möjligt ska få den skola som vårdnadshavarna önskar. Utifrån resultatet från mätningar och verifiering av syskonförtur, fördelas platserna på skolorna enligt urvalskriterierna.

Det digitaliserade förfarandet har i jämförelse med tidigare års arbete med skolvalsprocessen, sparat kommunen 600 timmars arbete. Beslutsprocessen har förkortats med närmare fyra veckor, vilket medför att vårdnadshavarna får skolplaceringsbesluten redan en månad efter det att ansökningstiden gått ut. Utöver att processen har förenklats, gör tekniken det möjligt att jämföra flera parametrar samtidigt. Besluten blir därmed mer likvärdiga och processen mer rättssäker.

- Digitaliseringen av skolvalsprocessen har skapat flera fördelar, det är rättssäkert, snabbt och sparar betydande tid för administration. Vi hoppas kunna presentera fler goda exempel framöver, säger Mia Honeth (L) barn- och skolnämndens ordförande.

Arbetet med automation med hjälp av RPA och API kan appliceras på flera andra processer inom kommunens verksamhet, något som i skrivande stund redan planeras i andra förvaltningar.

- Automation av manuellt administrativt arbete med hjälp av mjukvarurobotar kommer att kunna hjälpa många yrkesgrupper i kommunen framöver. Så att vi istället kan ägna oss åt våra kärnuppdrag, som att vårda, ge service eller undervisa, säger Åsa Melvanius, digitaliseringschef.